La commune de Wormeldange comprend les localités de Wormeldange, Wormeldange-Haut, Ahn, Ehnen, Dreiborn, Kapenacker et Machtum et se situe à l’Est du Grand-Duché de Luxembourg.
Son administration communale gérait jusqu’ici son courrier de manière assez classique. De fait, tous les courriers expédiés à la commune étaient jusqu’à présent distribués à la main aux destinaires concernés. Désormais, la gestion des courriers et sa distribution ont été automatisées grâce à LuxDoc, notre solution de GED (Gestion Électronique de Documents).
Zoom sur ce projet
Comme chaque administration communale, Wormeldange traite quotidiennement de nombreux documents et dossiers, ce qui peut causer parfois des difficultés ou des lourdeurs dans leur gestion : perte de documents, perte de temps pour les recherches ou encore complexité du suivide certains dossiers.
Soucieuse d’améliorer ses processus de gestion documentaire, la commune de Wormeldange s’est ainsi penchée sur les solutions de GED.
L’idée de mettre en place LuxDoc lui est venue à la suite d’une recommandation d’une autre commune luxembourgeoise. Mais ce qui a finalement convaincu la commune de Wormeldange, c’est la simplicité d’utilisation de LuxDoc et son interface user friendly, qui ressemble à l’explorateur de fichiers de Windows. Enfin, le fait que l’application est hébergée à Luxembourg a renforcé la confiance de la commune dans la sécurité de la solution.
La GED collaborative et intuitive idéale pour les communes et administrations
Une implémentation sans accroc
« J’étais très intéressée par la mise en place d’une solution de ce type. L’implémentation a été simple, suivie d’un temps de formation pour permettre la pleine maîtrise de l’outil. J’ai rapidement assimilé son fonctionnement et toutes mes questions ont directement obtenu une réponse. Le support est réactif en cas de problème. » nous explique une employée communale.
Des résultats concrets
Actuellement, la commune de Wormeldange utilise LuxDoc pour la gestion du courrier entrant et également pour d’autres documents internes. Le courrier reçu chaque matin est numérisé sur un scanner, et les documents PDF générés après le scanning sont automatiquement indexés dans la GED. Cela facilite ainsi grandement leur distribution et leur suivi par les employés de la commune.
« Quelques secondes suffisent pour retrouver n’importe quel document, offrant un suivi transparent et efficace de nos processus administratifs. » témoigne une employée de la commune.
LuxDoc est également utilisé pour préparer l’ordre du jour lors des séances du Collège échevinal ainsi que du Conseil communal.
Les avantages pour la commune depuis la mise en place de LuxDoc sont nombreux : un gain de temps, ainsi qu’un traitement du courrier entrant grandement simplifié et amélioré. Mais ce n’est pas tout : LuxDoc offre également un meilleur contrôle et une sécurité renforcée des données, ce qui est particulièrement important dans le contexte GDPR.
La commune de Wormeldange conclut en recommandant à d’autres communes d’utiliser également LuxDoc pour la gestion, de leur courrier entrant ou pour une gestion optimale de leurs documents.
