Journée Internationale des Archives / International Archives Day

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Aujourd’hui c’est la journée internationale des Archives !

Une occasion de remercier ceux qui facilitent nos recherches et échanges d’information….

 An opportunity to thank the ones that ease our researches and information exchanges… Today is the International Archives Day! 

Cette journée internationale place les archives au centre de l’attention en démontrant qu’une bonne organisation de la circulation des archives pendant leur cycle de vie est importante.

This international day puts the focus on the archives by highlighting that well-established organisation of the archive(s) flow during their whole lifecycle is important

QU’EST-CE QU’UNE ARCHIVE ? / WHAT ARE ARCHIVES?

Les archives sont des documents de différents types, de différents supports et de différentes périodes qui découlent de l’activité des organisations. Outil de bonne gestion et de gouvernance, elles sont conservées comme preuve ou témoignage du passé. Elles fournissent à la fois des preuves, des explications et des justifications aux actions et aux décisions passées et constituent des bases pour celles du futur.

L’optimisation de l’utilisation et la conservation de vos archives permettent d’améliorer votre efficacité et de rester « compliant » à tous les niveaux de votre activité quotidienne. Perçues comme un challenge pour les organisations, les archives représentent une plus-value.

Archives are documents of different types, age or support that are produced by an organization as part of an activity. Defined as being a management and governance tool for businesses, archives are witnesses of past events. They provide evidence, explanation and justification both for past actions and current decisions.
The optimization of the day to day use as well as the retention schedule of your archives improve your efficiency and enable to stay compliant. Mostly considered as a burden rather than an asset, archives represent an added value to your business.

LA LOI DU 25 JUILLET 2015/ LAW OF THE 25TH OF JULY 2015

Cette nouvelle loi reconnaît la valeur probante des copies électroniques de documents papier, dont elle autorise donc la destruction, et instaure le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation). Les archives électroniques créées et conservées par une entreprise certifiée PSDC, bénéficient de la valeur légale d’original”.

This new law acknowledges the probative value of electronic copies of paper documents that therefore allows their destruction, and creates the PSDC status (Dematerialisation and Archiving Service Provider). The electronic archives, created and maintained by a certified company, benefit from the same legal value as the original document.

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LES SOLUTIONS PAR LABGROUP / SOLUTIONS OFFERED BY LABGROUP

La théorie des trois âges des archives est une notion fondamentale de la gestion du cycle de vie des archives. Chaque archive depuis sa création jusqu’à la détermination de son sort final (destruction ou conservation) traverse ces périodes : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.

The Three Ages Theory is a fundamental notion enabling the management of the lifecycle of archives. Every archive from its creation to determination of its end (destruction or retention) goes through those periods:  active, semi-active, inactive.

La gestion des archives courantes et intermédiaires :

  • Optimisation de la circulation des archives,
  • Organisation des procédures de recherche et de mise à disposition,
  • Gestion des accès et de l’authenticité,
  • Sécurisation de la destruction

La gestion des archives définitives :

  • Décrire les archives et les fonds selon des normes archivistiques,
  • Assurer la conservation à long terme pour les archives sur support physique et électronique,
  • Gérer la confidentialité et la communicabilité.

Manage their active and intermediate archives:

  • Optimization of the information’s circulation,
  • Organization of the searching and display of procedures,
  • Management of the access and authenticity,
  • Secured destruction,

Manage definitive archives:

  • To describe archives and funds according to archival standards,
  • Assure long term preservation both paper and electronic,
  • Transparency and confidentiality.

ARCHIVAGE PAPIER / DOCUMENT ARCHIVING

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ARCHIVAGE ELECTRONIQUE / ELECTRONIC ARCHIVING

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Copyright © 2016 Lab Luxembourg SA, All rights reserved.

L’université du Luxembourg dématérialise ses dossiers d’inscription

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Découvrez l’article “L’université du Luxembourg dématérialise ses dossiers d’inscription” paru sur le site www.solutions-numeriques.com le 16 mai 2016.

Créée en 2003, l’UNI, l’Université du Luxembourg a lancé un projet de numérisation des 20 000 dossiers d’inscription de ses étudiants.

Avec 6 200 inscrits, l’UNI est une organisation confrontée comme bien d’autres à la gestion des archives papier. « Ce projet a commencé il y a quatre ans, et le point essentiel a été de numériser toute notre chaîne d’admission étudiante, afin de dématérialiser les 20 000 dossiers d ‘inscription que nous recevons chaque année. La principale difficulté a été de trouver le bon partenaire, d’organiser le changement au sein du Service des Etudes et de la Vie Etudiante de l’Université. La résolution des points principaux s’est d’abord portée sur la définition claire et partagée des processus de dématérialisation, ensuite sur une exigence renforcée de qualité des documents d‘inscriptions avec une communication la plus effective au candidat à l’admission, et enfin sur la numérisation rapide et le transfert des fichiers image en temps réel sur nos bases de données », explique Eric Tschirhart, vice-recteur académique de l’Université et initiateur du projet.

Numen Europe et Labgroup ont accompagné l’Université tout au long du projet, en triant et traitant plus de 3 millions de pages d’archives papier, soit 670 mètres linéaires, et en mettant en place une chaîne logistique intégrée et sécurisée (transferts des documents et des données, dématérialisation, conservation des copies électroniques, destruction des documents papier). « Tous les maillons de la chaîne ont été conçus pour garantir la fidélité de la copie électronique à l’original papier pour les différents formats de documents (cartes d’identité, diplômes, documents A3, A4, etc.), et l’impossibilité d’altérer son contenu pendant le processus et le transfert vers le système d’archivage électronique », indique David Gray, General Manager de Numen Europe.

Auteur : Frédéric Bergonzoli

Copyright 2016 © www.solutions-numeriques.com

Paperjam – Services académiques à numériser

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Découvrez l’article “Services académiques à numériser” paru dans le magazine de Paperjam, Mai 2016.

“Engagée dans un vaste projet de digitalisation depuis 2008, l’Uni veut doper l’efficacité de ses processus. Le chantier central est la numérisation des dossiers étudiants, étape vers la création d’un «one-stop shop» pour toutes les démarches. Numen et Labgroup, ses partenaires technologiques, lui assurent un niveau de qualité «PSDC», une première au Grand-Duché.

Née en 2003, l’Université du Luxembourg s’est d’emblée conçue comme une institution digitale, moderne et orientée «technologies». Dès 2008, elle a entamé une réflexion autour de l’efficacité de ses processus. La première étape fut la mise en place d’un nouveau système de gestion comptable et financière. «La question de savoir s’il fallait numériser l’ensemble de nos archives ou démarrer l’exercice par un projet précis s’est ensuite posée», se rappelle Eric Tschirhart, vice-recteur académique à l’Uni. «Les volumes de documents ‘étudiants’ étaient alors plus importants. En les numérisant, on améliorait à la fois l’encadrement de nos inscrits et on facilitait la tâche de nos collaborateurs. C’est ce qui l’a emporté.»”

Article : Florence Thibaut

Copyright 2016 © Maison Moderne

Art-In-The-Office – Remportez maintenant le conteneur SUMO!

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Discover the project Art-in-the-Office in English. Entdecken Sie Art-in-the-Office auf Deutsch.

Art-In-The-Office – Remportez maintenant l’oeuvre unique façonnée par l’artiste luxembourgeois SUMO !

Le projet “Art-In-The-Office” initié par Labgroup et avec le support d’ALD Automotive, vous donne maintenant l’opportunité unique d’acquérir le container SUMO!

L’artiste luxembourgeois a créé une œuvre unique, accommodant l’esthétique et le fonctionnel. 50 reproductions, à l’image de cette œuvre originale, seront mises à disposition des clients dans leurs locaux; tandis que l’œuvre originale, signée par l’artiste, sera attribuée aux enchères le 16 juin 2016. 

Vous avez l’opportunité d’acquérir une œuvre unique de SUMO, créée sur un support original, en participant dès maintenant aux enchères. En remplissant le formulaire sur notre site web www.artintheoffice.org, vous acceptez les conditions de participation et pouvez immédiatement surenchérir.

À ce jour, l’enchère la plus élevée a atteint 5500 euros! 

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Inscrivez-vous dès maintenant au vernissage du 16 juin à Contern !

À compter du 3 juin dans la véranda de l’Arizona Lounge à Contern, seront exposées au public le fameux conteneur ; ainsi que des œuvres de Sumo et les projets des étudiants du Lycée des Arts et Métiers.

Le vernissage de cette exposition aura lieu le jeudi 16 juin 2016 à partir de 18 heures 30.

Lors de la soirée, le jury, composé d’experts dont l’artiste SUMO, un enseignant du Lycée des Arts et Métiers, et Bob Kneip & Romain Poulles, tous les deux amateurs d’art et collectionneurs passionnés. Cet artiste en herbe aura la chance de voir son œuvre reproduite sur les conteneurs de Labgroup et de remporter le prix du concours, offert par Orange Luxembourg.

Pour terminer cette première cérémonie d’Art-In-The-Office, la vente aux enchères du conteneur Sumo sera conclue, avant le drink de clôture sera offert par la société Gmöhling !

Merci de nous réserver votre soutien et votre soirée. Inscrivez-vous sans attendre en envoyant un mail à marketing@labgroup.com.

EN COLLABORATION AVEC :

SUMO! Lycée des Arts et Métiers Bob Kneip, CEO Kneip Communications Romain Poulles, CEO ProNewTech
A L’INITIATIVE DE :  AVEC LE SUPPORT DE : 
   

Le projet Art-in-the-Office ne poursuit aucun but lucratif. Tous les profits seront utilisés pour soutenir le secteur de l’art au Grand-Duché́ de Luxembourg.

Drink de clôture, offert par la société Gmöhling

 Prix du concours, offert par Orange Luxembourg.

Plus d’informations sur le site www.artintheoffice.org

Art-In-The-Office – Découvrez l’oeuvre unique de SUMO, créée sur un support original!

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Discover the project Art-in-the-Office in English.  Entdecken Sie Art-in-the-Office auf Deutsch.

Art-In-The-Office – Découvrez le conteneur Labgroup façonné par l’artiste luxembourgeois SUMO !

Le projet “Art-In-The-Office” initié par Labgroup et avec le support d’ALD Automotive, qui a pour objectif d’améliorer l’environnement de travail en ajoutant une touche artistique à des objets utilitaires, a atteint sa prochaine étape ! Le premier conteneur de destruction sécurisée Labgroup a été façonné par l’artiste SUMO !

L’artiste luxembourgeois a créé une œuvre unique, accommodant l’esthétique et le fonctionnel. 50 reproductions, à l’image de cette œuvre originale, seront mises à disposition des clients dans leurs locaux.L’œuvre originale de SUMO sera vendue aux enchères le 16 juin 2016. L’exemplaire originale sera le seul conteneur qui gardera pour toujours la signature de l’artiste.

Une excellente opportunité d’acquérir une œuvre unique de SUMO, créée sur un support original ! 

Les conditions pour participer à la vente aux enchères peuvent être consultées sur le site artintheoffice.org.

  Art-In-The-Office

   

Art-In-The-Office met également les futurs talents à contribution, dans le cadre du concours “création d’une œuvre sur un conteneur Labgroup”, réservé aux élèves d’une classe du Lycée des Arts et Métiers. 

Inscrivez-vous dès maintenant au vernissage, le 16 juin à Contern !

Des œuvres de Sumo seront exposées au public à côté de son fameux conteneur et des projets des étudiants du Lycée des Arts et Métiers à compter du 3 juin dans la véranda de l’Arizona Lounge à Contern.

Lors de la soirée de vernissage, le 16 juin 2016, auront lieu :

  • la désignation du vainqueur du concours par un jury, composé d’experts – dont l’artiste SUMO, un enseignant du Lycée des Arts et Métiers, et Bob Kneip, amateur d’art et collectionneur passionné. Son auteur aura la chance de voir son œuvre reproduite sur les conteneurs de Labgroup et de remporter le prix du concours, offert par Orange Luxembourg.
  • la vente aux enchères du conteneur Sumo

Le drink de clôture sera offert par la société Gmöhling !

Merci de nous réserver votre soutien et votre soirée. Inscrivez-vous maintenant en envoyant un mail à marketing@labgroup.com.

UNE INITIATIVE DE  PROJECT SPONSOR
EN COLLABORATION AVEC : SUMO!             Lycée des Arts et Métiers               Bob Kneip, CEO Kneip Communications

Le projet Art-in-the-Office ne poursuit aucun but lucratif. Tous les profits seront utilisés pour soutenir le secteur de l’art au Grand-Duché́ de Luxembourg.

Plus d’informations sur le site www.artintheoffice.org.

Art 2

Drink de clôture, offert par la société Gmöhling

 Prix du concours, offert par Orange Luxembourg.

 

Proud Sponsor of the LJO 2016

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Labgroup is the proud sponsor of the Luxembourg Junior Open 2016.

We were proud to sponsor this prestigious international tournament. 81 junior squash players, from different countries, have participated in the event. The three-day contest welcomed players from Belgium, France, Germany, The Netherlands, England, Ireland, Liechtenstein, and Qatar with 17 players competing from Luxembourg.

DATE
Friday, 8th April – Sunday, 10th April, 2016

VENUE
Top Squash
25, rue de la Gare
L-5218 Sandweiler

For more information on the event, consult the article “Top Squash Celebrates Highly Successful Luxembourg Junior Squash Open”, Chroncile.lu

Proud Sponsor – Voiles de Vauban – 2016

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Labgroup is the proud sponsor of the “Voiles de Vauban” team 2016.

We were proud to sponsor the “Voiles de Vauban” team and their project, the Sailings School. The Sailings School is a racing between schools from Luxembourg, organised by the “Fédération Luxembourgeoise de Voile” in collaboration with the “Groupement Luxembourgeois de Croisière et de Régate” (GLCR).

DATE
3rd April – 9th April, 2016
The racing took place in Bretagne with 19 participants.

For further information about this event, visit the Voiles de Vauban website. Discover the results of the competition as well as videos and photos about the special experience on the “Voiles de Vauban” Facebook page! 

 

Proud Sponsor of the LJO 2016

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Labgroup is the proud sponsor of the Luxembourg Junior Open 2016.

We are proud to sponsor this prestigious international tournament. 83 junior squash players, from 10 different countries, are registered for the event.

DATE
Friday, 8th April – Sunday, 10th April, 2016
The tournament will start on Friday at 16.00 hrs.
The last Final will start at 11.00 hrs on Sunday.

VENUE
Top Squash
25, rue de la Gare
L-5218 Sandweiler

February 18: Global Information Governance Day

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ISSUES RETRIEVING YOUR DOCUMENTS? NO PANIC!

Do you know that Information Governance could improve your experience?
Today is the Global Information Governance Day! The international holiday that occurs on the third Thursday in February to raise the awareness of information governance.

DES DIFFICULTES POUR RETROUVER VOS DOCUMENTS? PAS DE PANIQUE !

Savez-vous que la gouvernance de l’information peut améliorer votre expérience ?
Aujourd’hui est la journée internationale de la gouvernance de l’information ! Cet événement a lieu chaque troisième jeudi de février afin de sensibiliser sur la gouvernance de l’information.

WHAT IS INFORMATION GOVERNANCE (IG)?
IG is specification of an accountability framework and the enforcement of desirable behaviour in the valuation, creation, use, archiving, and deletion of corporate information. In a nutshell, IG involves policies and processes that make it possible to use information more efficiently and effectively

 

 

 

 

QU’EST-CE QUE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION (GI) ?
GI est la spécification du cadre de responsabilisation et l’application de bonnes pratiques dans la valorisation, la création, l’utilisation, l’archivage ainsi que dans la destruction des informations d’entreprise. En un mot, GI implique des politiques et des processus permettant d’utiliser l’information de la manière la plus efficace.

SOME FACTS

> 5% of an organization’s revenues are spent creating, managing & distributing documents
> 60% of employee time is spent working with documents
> 85% of business documents are in paper form
> The average document is printed 5x
> 90% of a business’s information is in documents

> 5% du chiffre d’affaires d’une organisation sont dépensés pour la création, la gestion et la distribution des documents
> 60% du temps des employés est passé à travailler avec des documents
> 85% des documents des entreprises sont sous forme papier
> Un document est imprimé en moyenne 5 fois
> 90 % de l’information d’une entreprise se retrouve dans ses documents

Source : The paperless office project & InfoGov Basics

WANT TO LEARN MORE ABOUT INFORMATION GOVERNANCE?

› Attend the upcoming ILM Academy Training: – “Electronic archiving project management”, 18th of April 2016. A training organized by Labgroup in collaboration with the Luxembourg Institute of Science and Technology (LIST). Registrations for the next sessions are open now! Click here
› Check our website at www.labgroup.com to find interesting information and solutions on Information Governance (IG) and Information Lifecycle Management (ILM).
› Read about GIGD on the website of AIIM.

EN SAVOIR PLUS SUR L’INFORMATION SUR LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION ?

Assistez à la prochaine formation ILM Academy : – ” La gestion des projets de l’archivage électronique”, le 18 avril 2016. Une formation organisée par Labgroup en collaboration avec l’Institut Luxembourgeois de la Science et de la Technologie (LIST). Les inscriptions pour les prochaines sessions sont ouvertes ! Cliquez ici.
> Consultez notre site Web www.labgroup.com et trouvez des informations et des solutions sur la Gouvernance de l’Information (IG) et la gestion du cycle de vie (Information Lifecycle Management – ILM).
> En savoir plus sur la Gouvernance de l’Information sur le site de l’AIIM.

Greetings from the Labgroup team
and Happy IG day!

Labgroup
9, rue Henri Tudor
L-5366 MUNSBACH
+352 350 222 1
marketing@labgroup.com
www.labgroup.com
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Labgroup and LIST collaborate to foster technological innovation

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In order to better display their technological innovations to its visitors, LIST (Luxembourg Institute of Science and Technology, formerly Centre de Recherche Public Henri Tudor) inaugurated on the 22nd of September 2015 the “LIST Technological Showroom” in the presence of the Grand Duke, accompanied by several ministers, including the Prime Minister Xavier Bettel.

According to LIST, “the Showroom can be defined as a concentration of technologies “Made in Luxembourg”, developed by LIST and its industry partners in collaboration with Luxinnovation. It illustrates perfectly the positioning of the institute and its desire to reduce the existing gap between scientific research and businesses.” 

Labgroup, which has been one of the partners in the development of the new innovation “Trusted Data Hub” by LIST, exhibited and presented this new risk analysis tool.

Labgroup collaborates with LIST for several years, the only Research and Technology Organization (RTO) in the Grand Duchy of Luxembourg which dedicates its resources and knowledge to the development of science and technology.

In fact, the collaboration of LIST, Labgroup and other regulated companies and regulators made it possible to create a risk analysis tool that goes beyond the standard risk management procedures. This innovation enables the regulator of a business sector to have at any time a view of the overall security level in its sector.

Each company can now, in their sector, make its risk analysis and reports systematically and quicker. Moreover, an exchange of best practices between these different actors allows better control of the risk management process for all regulated companies and regulators. Labgroup has notably used the risk management tool in order to achieve ISO 27001 certification (information security standard) and to conform with Circular CSSF 12/544 (impact on reputation, operational, legal and financial impact) that covers a risk-based approach.

Beside this collaboration, Labgroup and the Luxembourg Institute of Science and Technology offer on a regular basis training courses and certifications to businesses that want to manage their own digitisation and electronic archiving projects.

For more information on the next training courses and certifications, please visit the “ILM Academy” section of our website or send an email to marketing@labgroup.com.

Photo : Caratini, C., 2015, Retrieved from : http://paperjam.lu/picture-report/inauguration-du-showroom-du-list-220915?offset=12

From left to right : Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup; Alain Renault, TIPA Project Leader, LIST ; Johann Alessandroni, Information Security Manager, Labgroup ; Bernard Moreau, Chief Executive Officer, Labgroup; Jean-Pol Michel, Business Development-IT for Innovation Services, LIST.