Expérience digitale Luxembourg – l’entreprise numérique en réalité augmentée

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Quels sont les avantages compétitifs que mon entreprise peut retirer de la transformation numérique ?
Découvrez la réalité d’une entreprise numérique, à travers un parcours immersif, présentant de façon interactive (et inédite), les bénéfices de la digitalisation.

Venez découvrir comment la digitalisation augmente l’efficience des traitements et la productivité des collaborateurs de l’entreprise.

Conception  – Production – Vente – Intervention technique – Comptabilité – Gestion RH – Décisionnel – (…)

  • Comment supporter les commerciaux et améliorer le suivi client ?
  • Comment concevoir et produire en 3D pour gagner en réactivité ?
  • Comment intervenir à distance pour dépanner les clients ?
  • Comment profiter des technologies de reconnaissance de documents pour éviter les saisies manuelles ?

Entre décisions en temps réel et début de prédictif, comment la digitalisation s’inscrit-elle dans une démarche d’efficacité ?

INSCRIVEZ-VOUS DÈS MAINTENANT À UNE SESSION D’IMMERSION POUR VIVRE L’EXPÉRIENCE DIGITALE : Visiter le site.

DATE

Mardi 12 Décembre

6 sessions de 45 minutes

 

Journée mondiale sans papier – 25 octobre 2017

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Cette journée mondiale encourage les entreprises à diminuer leur consommation de papier, non seulement pour des raisons écologiques mais aussi financières. (source : Journée-mondiale.com)

À l’ère de la transformation digitale, la consommation annuelle de papier au niveau mondial s’élève encore, selon le Planetoscope, à 398 000 000 000 kg, dont seulement 35% seraient recyclés.

Quelques chiffres : 

  • Un employé de bureau consomme en moyenne 10.000 feuilles de papier/an,
  • Un document est copié en moyenne 9 à 11 fois,
  • Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, 70% de ses connaissances partent avec lui,
  • Les grandes sociétés égarent un document toutes les 12 secondes,
  • ¾ des entreprises fermeraient leurs portes dans un délai de 3 semaines si elles devaient perdre leurs archives papier suite à incendie ou inondation

Or, avec les réglementations eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) et GDPR  (General Data Protection Regulation), l’Union Européenne a créé un cadre favorable à la digitalisation des entreprises, tout en garantissant la protection des données personnelles de ses citoyens. Luxembourg, poursuivant son objectif de devenir une « digital nation », a légiféré de façon innovante sur l’archivage électronique et institué une certification des Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC). 

Les avantages du bureau “zéro papier” :

  • Gestion de l’espace plus efficace
  • Productivité accrue
    • Gain de temps en recherche d’informations
    • Accès plus rapide aux informations et meilleure collaboration
    • Automatisation des flux de travail
    • Travail à distance
  • Protection des informations
    • Sauvegarde des données facilitée
    • Contrôle d’accès automatisé
    • Traçabilité des mouvements documentaires
    • Horodatage des données
    • ETC.

Alors, en ce jour, actons que le futur est sans papier, et prenons la bonne résolution de s’engager sur la bonne voie, en commençant… par avoir moins de papier… et une bonne gouvernance de l’information !

En tant qu’expert de la gestion des documents et données depuis 40 ans, Labgroup vous propose de vous accompagner sur cette voie avec différents services de conseil, des formations & de la consultance, afin de :

1. Etablir votre politique de gouvernance de l’information avec nos experts en archivistique.
 
2. Digitaliser vos documents papier, c’est-à-dire convertir les informations analogiques qu’ils contiennent en données électroniques, pour produire :
  • non seulement une image, mais aussi
  • une version électronique du contenu textuel, via reconnaissance optique de caractères  ou OCR, pour la recherche plein texte, et
  • un fichier des données extraites du document grâce à la technologie de lecture automatique (LAD/RAD), pour traitement automatisé (import dans votre logiciel comptable par exemple).
  • Implémenter un système de gestion électronique des documents (GED) pour faciliter la collaboration et la partage d’information ; ainsi qu’un système d’archivage électronique pour préserver la valeur légale des documents.
3. Dématérialiser nativement, et progressivement, vos échanges et vos traitements d’information, pour ne plus avoir à passer par l’étape papier et atteindre le graal du “zéro papier”, grâce par exemple à la facturation électronique et la signature électronique.
 

Zéro papier… et gain de productivité ?
Un employé de bureau consacre 15% de son temps à chercher de l’information. Réduire ce temps perdu d’un tiers (5%) libère :

  • 24 minutes par jour de travail
  • 2 heures par semaine
  • Plus d’une journée de travail par employé et par mois !
Convaincu ? Pour plus d’information, nous vous invitons à contacter presales@labgroup.com ou par téléphone au +352 350 222 999.
 

Article Paperjam – Un intérêt marqué pour les nouveaux PSDC

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Découvrez l’article Paperjam, publié le 29 septembre 2017 sur le site www.paperjam.lu, sur l’archivage électronique et les nouveaux PSDC.

La certification, cette année, des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) de documents marque les premiers effets concrets de la nouvelle loi sur l’archivage électronique, qui fait du Luxembourg un précurseur en la matière.

Longtemps perçu par les PMI et les PME comme une contrainte parfois coûteuse découlant d’une obligation légale, l’archivage a considérablement évolué ces dernières années au Luxembourg.

Si le papier a longtemps été la règle, c’est l’archivage numérique qui tend à le suppléer aujourd’hui, avec tous les avantages qu’il représente en termes de gain de place, de temps, de sauvegarde à long terme et de sécurité.

Quelques prestataires de services et hébergeurs à travers le pays, pour la grande majorité estampillés professionnels du secteur financier (PSF) de support, se sont déjà spécialisés dans ce domaine et proposent, pour la plupart, des solutions clés en main de dématérialisation adaptées à tous les corps de métiers, selon leurs besoins spécifiques.

Législation innovante

Contrats, factures, extraits bancaires, actes notariés, voire plans d’architectes ou dossiers médicaux, peuvent désormais passer d’une version papier à une version en mode PDF ou en mode image, par le biais d’une transformation numérique, complétée le plus souvent par différentes solutions de gestion de ces documents. Le tout en conservant leur valeur légale lorsque l’opération est effectuée par une entreprise certifiée.

Encouragé par la Commission européenne, qui a mis en place en 2014 le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) sur l’identification électronique et les services de confiance, l’archivage numérique — au-delà de la simple sauvegarde ou du stockage de documents — a toutefois franchi un nouveau pas au Grand-Duché, grâce à la nouvelle loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage, intervenue près de huit ans après sa mise en chantier.

Cette loi est venue compléter le règlement eIDAS et, en l’absence d’une réglementation similaire en Europe, a permis au Luxembourg de se positionner en tant que précurseur en la matière.

Elle n’est véritablement entrée en vigueur que cette année, avec la certification des deux premiers prestataires de services de dématérialisation et/ou de conservation (PSDC) que sont Labgroup, depuis le 1er février dernier, et, plus récemment encore, Victor Buck Services, pour le groupe Post, depuis le 12 juillet.

Contrairement aux PSF et PSF de support, qui sont un agrément du ministère de l’Économie, le PSDC — défini par la loi — est un statut qui s’obtient par une certification délivrée par l’Institut luxembourgeois de la normalisation, de l’accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services (Ilnas).

Avantages compétitifs

«Ce contexte légal, issu de la volonté de longue date du Luxembourg de devenir le coffre-fort électronique de l’Europe, est particulièrement important», explique Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup.

«Alors que, d’habitude, la loi est en retard sur les pratiques, là, nous avons une législation en avance sur ce qui se passe sur le terrain pour de très nombreuses années, et qui tire donc le marché, les changements et l’évolution des états d’esprit», ajoute-t-il. «Par le biais de ce nouvel outil juridique, les entreprises luxembourgeoises disposent d’une formidable opportunité de se différencier, avec des services numériques innovants, tels que ce coffre-fort numérique pour les documents à valeur légale», considère, pour sa part, Roland Bastin, partner information and technology risk chez Deloitte Luxembourg. «Et dans une tendance européenne d’évolution vers une économie numérique, cette nouvelle loi permet d’accentuer l’attractivité de la Place luxembourgeoise auprès des sociétés internationales.» Selon lui, «l’industrie des PSF pourra bénéficier des avantages compétitifs offerts par ce nouveau cadre légal». Et, affirme-t-il,«les PSF de support auront l’occasion d’étendre leurs activités grâce au statut de PSDC, et pourront répondre aux demandes des clients confrontés à la problématique de la transformation digitale, tout en gardant la valeur probante des documents dématérialisés».

Débuts prometteurs

Jean Racine précise toutefois que si le périmètre de la loi offrant cette garantie d’État via les PSDC est pour l’instant réduit aux deux types de documents que sont les actes sous seing privé — autrement dit les contrats — et les documents comptables, des projets de loi sont en cours pour élargir ce périmètre.

«Bientôt, à l’échelle de temps de l’archivage, de nombreux autres documents, notamment administratifs, pourront aussi être dématérialisés, et leur version papier détruite, et un jour qui n’est pas si éloigné, on assistera à un renversement avec la version électronique, qui deviendra l’original, et le papier la copie», ajoute-t-il encore.

Depuis qu’il bénéficie du statut de PSDC, Labgroup indique ne plus savoir où donner de la tête, nombreuses étant les PME et PMI luxembourgeoises et étrangères suffisamment matures pour s’intéresser à ces nouvelles solutions d’archivage. En volume, la plus importante serait une société britannique sans siège ni activité au Luxembourg.

Pour consulter l’article complet, veuiller suivre le lien : http://paperjam.lu/news/un-interet-marque-pour-les-nouveaux-psdc

Copyright @MaisonModerne

Auteur : Frédéric Antzorn

Cybersecurity Breakfast – 29/09/2017 – Cybersecurity in the realm of digital trust and e-archiving

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Cybersecurity in the realm of digital trust and e-archiving with Jean Racine, CBDO at Labgroup

(left to right – Jean Racine, Labgroup, Johann Alessandroni, PECB Europe, Lionel Antunes, CTIE, Alain Wahl, ILNES)

 

Proud Sponsor of the ASCA Golf Event

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Labgroup was one of the proud sponsors of this year’s ASCA Golf event, organised by Cargolux.

The ASCA Event (Cargolux Interline Golf Tournament) is an annual event which has now taken place each August for thirty-eight years to date.  The Acsca event was set up to encompass golfers from companies with a business association with Cargolux Airlines, as well as teams from other airlines.

DATE

26th July-29th July 2017.

Congratulations to all the winning teams!

 

Patrick Culhane, Account Manager, Labgroup (middle) presented the cup to the winning ladies team during the gala dinner organised by the Cargolux Golf Club.

 

 

 

Labgroup in Solutions Magazine ndl version – July 2017 edition

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Discover the article about electronic archiving in Solutions magazine- Digital energy, July 2017 edition

Archiveer veilig! Houd u aan de nieuwe Belgische wetgeving en haal voordeel uit de vooruitgang van de Luxemburgse wet door uw operaties toe te vertrouwen aan Labgroup, de eerste operator met PSDC-certificering van de Luxemburgse regering.

Twee jaar na de aanneming van de Europese eIDAS-verordening (Electronic Identification and Trust Services) en enkele dagen na de inwerkingtreding ervan heeft de Belgische wetgever zijn verantwoordelijkheid genomen door de wet van 21 juli 2016 aan te nemen, die deze verordening toepast en aanvult.

De Europese tekst liet manoeuvreerruimte vrij. De Belgische wetgever heeft die benut door bepalingen op te nemen waarmee een volledig en samenhangend juridisch kader ontstaat voor elektronische archivering, met inbegrip van de ondertekening en tijdsaanduiding van documenten alsmede de verzending per aangetekende post en de uiteindelijke archivering in een elektronische omgeving.

Vermoeden van overeenstemming

Ook in Luxemburg heeft de wetgever een wettelijk kader gecreëerd. De wet van 25 juli 2015 betreffende de elektronische archivering is vooruitstrevend in de zin dat ze de bewijskracht erkent van elektronische kopieën van papieren documenten die door een gecertificeerde PSDC zijn geproduceerd (een Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation ofwel een leverancier van dematerialisatie- en bewaringsdiensten). Deze wet verplicht de dienstverleners ertoe alle voorwaarden voor strenge getrouwheid aan het origineel na te leven; daarbij wordt hen het vermoeden van overeenstemming met het origineel toegekend.

Deze notie van vermoeden van overeenstemming is van fundamenteel belang. Ze veronderstelt dat een digitale drager bij geschillen onder bepaalde voorwaarden even geldig is als een schriftelijk bewijs. De Luxemburgse wet bepaalt verder dat de voorwaarden voor de uitoefening van twee nieuwe beroepsactiviteiten: leverancier van dematerialisatiediensten, dat wil zeggen een organisatie die de te behandelen documenten scant, en leverancier van bewaringsdiensten, dat wil zeggen de onderneming die de elektronische documenten langdurig opslaat.

Een PSDC kan worden vergeleken met een bank die informatie opslaat: bits en bytes. En net als een bank wordt deze gecertificeerde dienstverlener gewaarborgd door de Luxemburgse staat. Voor klanten betekent dit dat hun informatie beschikbaar is en vooral ook de mogelijkheid om die informatie te recupereren in het geval van bijvoorbeeld faling van de dienstverlener. Ook de omkeerbaarheid en de openheid van de formaten zijn voor 100% gegarandeerd. Deze twee nieuwe beroepsgroepen – die los van elkaar kunnen worden beoefend – worden stroomopwaarts gecontroleerd op met name hun financiële stabiliteit. Daardoor bieden ze een niet eerder gezien niveau van veiligheid.

Labgroup, de eerste gecertificeerde PSDC

Labgroup ontving op 1 februari 2017 als eerste de PSDC-certificatie, zowel voor de dematerialisatie als voor de bewaring. Informatie-eigenaars in eender welk land kunnen dus in volledig vertrouwen – met de garantie van de Luxemburgse Staat – hun dematerialisatie- en bewaringsoperaties aan Labgroup uitbesteden.

Voor Belgische bedrijven en organisatie hebben de twee wetsbepalingen – in België en in Luxemburg – duidelijke voordelen. Niet alleen zijn ze er via Labgroup zeker van dat ze de Belgische wetgeving respecteren; ze kunnen dankzij deze onderneming ook op een uniek dienstverleningsniveau rekenen.

Weliswaar geldt het principe van rechtsvermoeden alleen voor situaties die onder het Luxemburgs recht vallen. Er valt echter te verwachten dat rechterlijk ambtenaars in het buitenland geneigd zullen zijn de betrouwbaarheid te erkennen van een voorziening die in een Europees land gecertificeerd is op basis van wereldwijd erkende normatieve criteria. De regels en eisen waaraan Labgroup zich als PSDC moet houden, zijn immers minstens gelijkwaardig aan die van de Belgische wet van 21 juli 2016, beter bekend als de Digital Act, en het Franse decreet van 5 december 2016 betreffende de betrouwbaarheid van kopieën ter toepassing van artikel 1379 van de Franse Code Civil.

 

To have a look at the entire article : https://www.solutions-magazine.be/elektronische-archivering-het-beste-van-twee-werelden/

Labgroup dans Solutions Magazine- juillet 2017

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Découvrez l’article sur l’archivage électronique dans le magazine Solutions – Digital Energy, édition juillet 2017

Archivage électronique légal : respectez la nouvelle loi belge et tirez parti des avancées de la loi luxembourgeoise, en confiant vos documents légaux à Labgroup, premier opérateur certifié PSDC par le Gouvernement luxembourgeois.

Deux ans après l’adoption du règlement européen eIDAS (Electronic Identification and electronic Trust Services) et quelques jours après  son entrée en application, le législateur belge a assumé ses responsabilités en votant la loi du 21 juillet 2016 qui le met en œuvre et le complète.

Le texte européen laissait des marges de manœuvres qui ont été exploitées par la loi belge, qui consacre des dispositions visant à parfaire un cadre juridique cohérent pour la digitalisation des documents papier, la signature électronique ainsi que l’horodatage des documents, leur transmission par voie de recommandé  électronique, et, leur conservation intègre à long terme.

Présomption de conformité

Au Luxembourg aussi, le législateur a anticipé la transformation digitale. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique se veut avant-gardiste dans le sens où elle reconnaît la présomption de conformité aux copies électroniques de documents papier produites par un « PSDC » certifié (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation). Sous condition bien entendu, que soient strictement respecté un ensemble d’exigences méthodologiques et techniques garantissant la fidélité de ladite copie à l’original papier ; ainsi que sa non-altération dans le temps.

En présumant que la preuve numérique est aussi valide qu’une preuve écrite en cas d’un litige, la présomption de conformité renverse la charge. C’est à la partie adverse de chercher la faille… et plus à l’entreprise qui a exploité les nouvelles technologies de démontrer leur juste utilisation. Par ailleurs, la loi luxembourgeoise précise les conditions de certification :

– en tant que prestataire de service de dématérialisation (PSDC-D) d’une organisation qui veut scanner des documents avant de les détruire,

– en tant que prestataire de service de conservation (PSDC-C) d’une organisation qui veut assurer l’archivage à valeur probante des images scannées et des documents nativement électroniques.

Un PSDC-C peut être assimilé à une banque qui stocke de l’information -des bits et bytes. Et, comme dans une banque, les dépôts chez le prestataire certifié sont garantis par l’État luxembourgeois. Ce qui signifie, pour les clients, la disponibilité de leurs informations en toute circonstance, et donc, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance de la « banque ». La réversibilité et la lisibilité sont également assurées, via l’utilisation de formats de fichiers « ouverts », autrement dit non-propriétaires. Comme une banque, la stabilité financière du PSDC est contrôlée par l’autorité de surveillance du secteur financier. Et c’est une administration, en l’occurrence l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) qui veille, entre 2 audits annuels, à la bonne application du référentiel de pratiques PSDC. En résumé, le statut PSDC propose un niveau de sécurité inédit !

Labgroup, premier certifié PSDC

Le 1er février 2017, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) devenait le premier PSDC certifié, aussi bien pour la dématérialisation que pour la conservation. C’est donc en toute sécurité -avec la garantie de l’État luxembourgeois- que les détenteurs d’informations de tous pays peuvent donc confier à Labgroup tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation.

De tous pays… mais en particulier les entreprises et organisations belges, pour lesquelles la combinaison du droit national avec les législations luxembourgeoise et européennes offre un indéniable avantage en termes de sécurité juridique et de sécurité de l’information.

Certes, la présomption de conformité automatique ne vaudra que dans une situation soumise à la loi luxembourgeoise. Toutefois, on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus. En effet, les règles et les exigences auxquelles Labgroup doit se conformer en tant que PSDC, sont au moins équivalentes celles instaurées par les textes de la loi belge du 21 juillet 2016, plus connue sous la désignation de Digital Act, et du décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil.

 

Pour consulter l’article complet : https://www.solutions-magazine.com/archivage-electronique-legal/

 

9 June – International Archives Day

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This international day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, different types of documents and retention periods. With good management, archives explain and justify the past. They may also contribute to the future actions of an organisation and help ensure its proper function: With triple administrative, legal and testimonial functions […]

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Interview – Labgroup & Numen Europe visent le marché financier belge – Magazine Soluxions Mai 2017

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Découvrez l’interview dans le magazine Soluxions – édition Mai 2017

Numen Europe et Labgroup profitent de leur offre de DaaS conjointe pour aborder le marché financier belge.

Voici deux ans, Numen Europe et Labgroup ont défini une offre DaaS (Document-as-a-Service) conjointe. Le premier, expert en traitement externalisé de données et documents sensibles, et le deuxième, tiers-archiveur de métier depuis quarante ans au Luxembourg, se sont associés autour d’une offre unique en son genre sous forme de solution clé en main, incluant logiciels et services à la demande.

Le besoin est réel : optimiser la gestion, la protection et la conservation des documents, tant physiques qu’électroniques, dans une optique « Paperless / Less Paper Office ». Pour Numen Europe comme pour Labgroup, il est en effet insuffisant de proposer la prise en charge de certaines opérations ponctuelles, comme la numérisation des documents papier ou l’archivage à long terme, quand les entreprises expriment un besoin d’externalisation complète de processus de traitement de l’information.

C’est donc toute la «supply chain» de l’information qui est couverte par l’offre DaaS : depuis la collecte physique ou la capture automatique, jusqu’à la destruction certifiée, en passant par la classification, la dématérialisation, l’indexation, l’extraction de données, l’analyse de données (Data Analytics), la gestion électronique des flux (Enterprise Content Management, Workflow Management, and Collaboration Tools), l’archivage physique ou électronique légal / à valeur probante (Records Management), la sauvegarde, l’éditique (Desktop Publishing), la composition et le routage.

«Le 1er février 2017, Labgroup devenait le premier PSDC (Prestataire de services de Dématérialisation et de Conservation) certifié par   l’État luxembourgeois, en application de la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique. Et, aujourd’hui encore, nous sommes le seul, relève Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. C’est donc un formidable atout, dont nos comptons profiter avec notre partenaire Numen Europe. Ensemble, aujourd’hui, nous abordons le marché financier belge… »

Le projet ? Présenter une offre de dématérialisation et de conservation tirant parti du meilleur des deux législations -la belge et la luxembourgeoise- et du statut de PSDC, lequel ne manquera pas de rassurer le marché puisqu’il équivaut à la garantie de l’Etat luxembourgeois, affirme David Gray, Deputy General Manager, Numen Europe. « Dans le secteur financier, que nous connaissons fort bien de par nos activités au Luxembourg, ce statut est indéniablement un plus dans la mesure où il garantit à nos clients la disponibilité de leurs informations et surtout, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance du prestataire. De même, la réversibilité et l’ouverture des formats sont 100% garanties… Ne perdez pas de vue, en effet, que lorsqu’on parle d’archivage, on parle de longues, très longues durées. Cette assurance dans le temps est fondamentale ! » 

Outre cette garantie, la force de la proposition tient à l’alliance entre Numen Europe et Labgroup. « Si, dans l’ensemble, nos compétences sont similaires, elles sont aussi différentes et donc, se renforcent », enchaîne Jean Racine. De fait, tant Numen Europe que Labgroup, qui restent des entités indépendantes, sont certifiées ISO 9001 et ISO 27001. Et elles se sont fixées la même mission : couvrir par leur offre de services tout le cycle de vie des documents, chacune des sociétés s’appuyant sur ses points forts.   En mettant en commun leurs ressources respectives  le binôme peut proposer au marché un avantage compétitif exclusif : la continuité d’activité garantie par la redondance tant de leurs infrastructures que de leurs équipes. « Ensemble, nous apportons plus à nos clients que séparément. C’est bien plus que 1 + 1 ! » La proposition est unique. Et sur le marché naissant de l’externalisation de la dématérialisation et de l’archivage électronique, elle fait déjà la différence.

A chacun ses points forts. Côté Numen Europe, c’est clairement la dématérialisation. Côté Labgroup, c’est l’archivage tant numérique que physique. « Dans notre métier de tiers-archiveur, poursuit Jean Racine, le client vérifie avant tout la pérennité du service, il peut en effet nous confier la conservation intègre d’informations sensibles pour des dizaines d’années. Notre pérennité est à nouveau renforcée. »

Le succès ne s’est pas fait attendre. Les contrats les plus significatifs n’ont pas été emportés au Grand-Duché, mais à l’international, avec des organisations qui, pour certaines, n’ont pas de succursale au Luxembourg. Leur motivation ? La solidité de l’offre, tout simplement, et les garanties associées ! « Nos clients retiennent nos compétences, qui vont du conseil initial à l’opérationnel à proprement parler, sans oublier nos gages de pérennité à travers le statut de PSDC, unique au niveau mondial », observe David Gray.

Les premiers contacts en Belgique sont positifs. Le tandem ne manque pas d’atouts, Numen Europe en particulier fournit déjà de nombreuses entreprises belges, également des organismes publics. « Profiter de nos compétences et du meilleur des deux législations ne signifie aucunement devoir opérer depuis le Luxembourg, rassure Jean Racine. Le plus souvent, les opérations de dématérialisation se font chez le client, voire  dans un atelier spécialisé. Quant à la conservation, elle peut se faire n’importe où. L’idéal, c’est évidemment dans nos infrastructures -hautement sécurisées. Qui plus est, le client profitera pleinement de la mutualisation des couts… De toute façon, externaliser n’est plus un tabou dans le secteur financier ! » 

Copyright @ Soluxions Magazine / Auteur – Alain De Fooz

Labgroup dans l’édition Mai 2017- magazine Soluxions

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Découvrez l’article sur Labgroup dans le magazine Soluxions – Digital Economy, édition mai 2017

Archivage électronique “légal” : profitez du meilleur des deux mondes

Respectez la nouvelle loi belge et tirez parti des avancées de la loi luxembourgeoise, en confiant vos documents légaux à Labgroup, premier opérateur certifié PSDC par le Gouvernement luxembourgeois.

Deux ans après l’adoption du règlement européen eIDAS (Electronic Identification and electronic Trust Services) et quelques jours après son entrée en application, le législateur belge a assumé ses responsabilités en votant la loi du 21 juillet 2016 qui le met en œuvre et le complète.

Le texte européen laissait des marges de manœuvres qui ont été exploitées par la loi belge, qui consacre des dispositions visant à parfaire un cadre juridique cohérent pour la digitalisation des documents papier, la signature électronique ainsi que l’horodatage des documents, leur transmission par voie de recommandé électronique, et, leur conservation intègre à long terme.

Présomption de conformité

Au Luxembourg aussi, le législateur a anticipé la transformation digitale. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique se veut avant-gardiste dans le sens où elle reconnaît la présomption de conformité aux copies électroniques de documents papier produites par un “PSDC” certifié (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation). Sous condition bien entendu, que soient strictement respecté un ensemble d’exigences méthodologiques et techniques garantissant la fidélité de ladite copie à l’original papier ; ainsi que sa non-altération dans le temps.

En présumant que la preuve numérique est aussi valide qu’une preuve écrite en cas d’un litige, la présomption de conformité renverse la charge. C’est à la partie adverse de chercher la faille… et plus à l’entreprise qui a exploité les nouvelles technologies de démontrer leur juste utilisation. Par ailleurs, la loi luxembourgeoise précise les conditions de certification :

  • en tant que prestataire de service de dématérialisation (PSDC-D) d’une organisation qui veut scanner des documents avant de les détruire,
  • en tant que prestataire de service de conservation (PSDC-C) d’une organisation qui veut assurer l’archivage à valeur probante des images scannées et des documents nativement électroniques.

Un PSDC-C peut être assimilé à une banque qui stocke de l’information -des bits et bytes. Et, comme dans une banque, les dépôts chez le prestataire certifié sont garantis par l’État luxembourgeois. Ce qui signifie, pour les clients, la disponibilité de leurs informations en toute circonstance, et donc, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance de la “banque”. La réversibilité et la lisibilité sont également assurées, via l’utilisation de formats de fichiers “ouverts”, autrement dit non-propriétaires. Comme une banque, la stabilité financière du PSDC est contrôlée par l’autorité de surveillance du secteur financier. Et c’est une administration, en l’occurrence l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) qui veille, entre 2 audits annuels, à la bonne application du référentiel de pratiques PSDC. En résumé, le statut PSDC propose un niveau de sécurité inédit !

Labgroup, premier certifié PSDC

Le 1er février 2017, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) devenait le premier PSDC certifié, aussi bien pour la dématérialisation que pour la conservation. C’est donc en toute sécurité -avec la garantie de l’État luxembourgeois- que les détenteurs d’informations de tous pays peuvent donc confier à Labgroup tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation.

De tous pays… mais en particulier les entreprises et organisations belges, pour lesquelles la combinaison du droit national avec les législations luxembourgeoise et européennes offre un indéniable avantage en termes de sécurité juridique et de sécurité de l’information.

Certes, la présomption de conformité automatique ne vaudra que dans une situation soumise à la loi luxembourgeoise. Toutefois, on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus. En effet, les règles et les exigences auxquelles Labgroup doit se conformer en tant que PSDC, sont au moins équivalentes à celles instaurées par les textes de la loi belge du 21 juillet 2016, plus connue sous la désignation de Digital Act, et du décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil.

Chez vous, sans transférer de documents

L’offre de services de Labgroup n’impose nullement aux entreprises et organisations belges de transférer leurs documents au Luxembourg.
En effet, les opérations de dématérialisation peuvent se faire dans un atelier spécialisé, mais aussi chez le client. De même, la conservation des données -qui suit l’étape de la numérisation- peut être assurée n’importe où en Europe, pourvu qu’elle reste sous la maitrise du PSDC, afin de lui permettre de fournir des copies certifiées conformes à ces clients en cas de besoin.

Depuis 1977, Labgroup offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises de la finance et de l’assurance, aux administrations et aux organisations de tous les secteurs. Labgroup propose des services de numérisation des documents papier, d’entreposage et de destruction des archives physiques, de capture et de conservation des archives électroniques, de sauvegarde et de restauration de données, de préservation de médias informatiques, de conseil et, enfin, de formation en archivistique. L’entreprise, de droit luxembourgeois, est également présente en Irlande et à Gibraltar. Enfin, en tant que PSF (Professionnel du Secteur Financier), autre certification liée à des garanties de l’Etat luxembourgeois, Labgroup -certifiée ISO 9001:2015, ISO 27001:2013 et PSDC-DC- est une entité surveillée par la Commission luxembourgeoise de Surveillance du Secteur Financier.

Vous avez un projet ? Nous vous accompagnons !

Vous avez un projet d’archivage légal ? De dématérialisation de vos processus de traitement de l’information ? Contactez-nous sans plus attendre. Ensemble, nous verrons quels services mettre en œuvre afin de vous offrir les meilleures garanties de conformité / compliance tout en augmentant la productivité de vos collaborateurs en col blanc. Nous pouvons vous aider à :

  • sécuriser les données contre les risques de perte, de vol, de divulgation ou contre toute autre compromission ;
  • ne conserver lesdites données qu’aussi longtemps que nécessaire (cf. le nouveau règlement sur la protection des données personnelles) ;
  • à pseudonymiser et/ou anonymiser vos données sensibles.

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Consultez l’article complet en suivant le lien : Archivage électronique légal – Soluxions