Labgroup and LIST collaborate to foster technological innovation

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In order to better display their technological innovations to its visitors, LIST (Luxembourg Institute of Science and Technology, formerly Centre de Recherche Public Henri Tudor) inaugurated on the 22nd of September 2015 the “LIST Technological Showroom” in the presence of the Grand Duke, accompanied by several ministers, including the Prime Minister Xavier Bettel.

According to LIST, “the Showroom can be defined as a concentration of technologies “Made in Luxembourg”, developed by LIST and its industry partners in collaboration with Luxinnovation. It illustrates perfectly the positioning of the institute and its desire to reduce the existing gap between scientific research and businesses.” 

Labgroup, which has been one of the partners in the development of the new innovation “Trusted Data Hub” by LIST, exhibited and presented this new risk analysis tool.

Labgroup collaborates with LIST for several years, the only Research and Technology Organization (RTO) in the Grand Duchy of Luxembourg which dedicates its resources and knowledge to the development of science and technology.

In fact, the collaboration of LIST, Labgroup and other regulated companies and regulators made it possible to create a risk analysis tool that goes beyond the standard risk management procedures. This innovation enables the regulator of a business sector to have at any time a view of the overall security level in its sector.

Each company can now, in their sector, make its risk analysis and reports systematically and quicker. Moreover, an exchange of best practices between these different actors allows better control of the risk management process for all regulated companies and regulators. Labgroup has notably used the risk management tool in order to achieve ISO 27001 certification (information security standard) and to conform with Circular CSSF 12/544 (impact on reputation, operational, legal and financial impact) that covers a risk-based approach.

Beside this collaboration, Labgroup and the Luxembourg Institute of Science and Technology offer on a regular basis training courses and certifications to businesses that want to manage their own digitisation and electronic archiving projects.

For more information on the next training courses and certifications, please visit the “ILM Academy” section of our website or send an email to marketing@labgroup.com.

Photo : Caratini, C., 2015, Retrieved from : http://paperjam.lu/picture-report/inauguration-du-showroom-du-list-220915?offset=12

From left to right : Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup; Alain Renault, TIPA Project Leader, LIST ; Johann Alessandroni, Information Security Manager, Labgroup ; Bernard Moreau, Chief Executive Officer, Labgroup; Jean-Pol Michel, Business Development-IT for Innovation Services, LIST.

Paperjam : Une loi pour répondre aux lacunes actuelles

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Discover the article on the national archives and the electronic archiving, released the 4th of November 2015, by “Paperjam”.

Attendu de pied ferme depuis 2007, le nouveau texte sur les archives nationales a été approuvé le 30 octobre dernier en Conseil de gouvernement et présenté jeudi par Maggy Nagel (DP), ministre de la Culture. Objectif premier: combler le retard législatif.

Que ce soit les historiens ou les professionnels de la dématérialisation et du stockage de données, le projet de loi sur l’archivage suscite beaucoup d’attentes. Considéré par Maggy Nagel (DP), ministre de la Culture, «non seulement comme important mais comme un texte qui faisait cruellement défaut», le projet de loi vise avant tout à «combler les lacunes de la législation actuelle (…) dans l’intérêt de la mémoire collective du Luxembourg et des générations futures». (…)

Veuillez consulter l’article complet de Paperjam.

Luxemburger Wort : Against the (piles of) paper

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Discover the article on electronic archiving, released the 18th of September 2015, by the “Luxemburger Wort”.

The ideal of running a business without the use of any paper has gone one step forward by the adoption of a law which introduces a new e-archiving legal framework in Luxembourg. The law of the 25th July 2015 acknowledges, under defined rules, the same legal value of electronic documents than paper documents. Digitized documents and copies will benefit from a legal presumption of conformity without any legal risk for the company if the paper document no longer exists.

The association FedISA organised Thursday evening an event that brought together specialized service providers with over 150 potential customers. The new law creates the PSDC status (Digitalization and Archiving Service). If the service provider comply with technical regulation requirements, the Luxembourg Institute of Standardisation, Accreditation, Safety and Quality of Products and Services (ILNAS) delivers this PSDC status.

The Director of FedISA, Lucas Colet, expects three to four companies that will consider to adopt the PSDC status. Three of them were present on the event: Numen, a French group which is situated in Howald, Labgroup which is located in Contern and Vectis. Labgroup and Vectis collaborate with big international names like Xerox or Fujitsu. International Groups that operates in Luxembourg or banks could also be interested in adopting the PSDC status instead of using an external service. However the costs to become a PSDC are enormous. Labgroup has already invested several hundreds of thousand euros.

What about the legal value?

The success of the electronic archiving depends on one question: Will a foreign judge acknowledge the legal value of an electronic document? The lawyer Cyril Pierre-Beausse which has been a part in the creation of the law, is optimistic. The law is based on the international standards of ISO 27001 which concerns the information security. Furthermore, a new EU-regulation “eIDAS” will arrive in July 2016 that oblige judges in the EU to no longer refuse electronic documents as evidence. According to Jean Racine, Manager at Labgroup, the new law in Luxembourg on the electronic archiving in conjunction with the EU-regulation offer important guarantees.

Luxembourg is the “first mover” on making the paper document and the electronic document equivalent. This pioneering role can be advantageous. It could make the country more attractive and competitive. International companies could be interested to move their headquarters to Luxembourg. According to experts, the neighbouring countries are also interested to change the law in the favour of the electronic archiving.

The change for a company to adopt the electronic archiving is difficult. Cyril Pierre-Beausse however highlights that the adoption will help to be prepared for the new EU Data Protection Reform Strategy. Companies have to destroy all of their documents which at the exact moment when they are no longer been used. In an electronic archiving system, this process can be automated.

To consult the FRENCH version of the text, please download the PDF file here attached.

New solution to scan and archive data

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Discover the newest article on electronic archiving, released the 25th of September 2015, by the “Lëtzebuerger Journal”.

Labgroup from Contern and NG partners/Xerox have developed a new solution which enables the companies to scan data at their premises and to archive them securely at Labgroup. This solution, “made in Luxembourg”, will focus on small- and medium-sized businesses but will also interest the Big 4. The solution fulfils the requirements of the new law of the 25th July 2015, which introduces a new e-archiving framework. Labgroup is currently a candidate for the status “Digitalization and Archiving Service Provider” (PSDC), which will only be recognized after a certification process. The “e-Docubank” will be available from today on.

Labgroup has already been certified to ISO 27001. The common solutions have been, until now, that the documents were collected and scanned by Labgroup before being destroyed.

Interview fm in Luxembourg : Les entreprises sont-elles bien informées sur la dématérialisation?

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Découvrez l’interview sur la dématérialisation des données de Jean Racine, Business Development Director chez Labgroup, parue dans le magazin fm in Luxembourg du mois de septembre 2015.

La dématérialisation consiste à remplacer les supports physiques de l’information (papier le plus souvent) par des fichiers de données informatiques traitées sur ordinateurs. Quand la substitution est complète, on parle de “bureau sans papier”, mais la première étape vers cet idéal  consiste à numériser (scanner) les documents papier afin de stocker leur image.

 Pièce jointe

Article fm in Luxembourg

PSDC procedures by ILNAS

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New document released by ILNAS about the PSDC procedures

ILNAS, via the “Digital trust department”, is notably charged with the supervision of PSDCs that are established in the Grand Duchy of Luxembourg and offer services related to digitisation or conservation of documents. This document describes the scheme, requirements and process applied by the ILNAS – Digital Trust department for the supervision of PSDCs. The supervision scheme is based upon the law on electronic archiving of dd/mm/2013.

The purpose of this procedure consists to describe the process of supervising PSDCs. The procedure addresses in priority the clients and the staff of ILNAS – Digital trust department. You can also find all the documents and the technical rules on the ILNAS website. To learn more about the PSDC status, read our presentation about “Should you Become PSDC or Not ?” and our presentation “Introduction to the new Electronic Archiving Bill” (in French).

As a specialist in document management, Labgroup offers free consultancy on the new Electronic Archiving bill to companies in Luxembourg. Register now for free !

L’avenir du statut de PSF vu par l’association

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Dans la foulée des discussions sur l’introduction au Luxembourg, à partir de 2015, de l’échange automatique d’informations entre administrations fiscales dans l’UE sur les revenus d’intérêt, les professionnels s’interrogent sur l’impact de cette décision sur la place financière.

Pour le cluster des PSF de support, il importe de constater que :

L’abandon du secret bancaire n’est pas absolu et ne touche actuellement, alors qu’une discussion est en cours à Bruxelles sur l’extension du champ d’application de la directive, que certains revenus. Aussi, cette mesure annoncée se limite à un échange d’informations entre administrations fiscales. L’obligation pour les professionnels du secteur financier de garantir la sécurité et confidentialité des informations vis-à-vis de toute autre tiers continue donc à exister.

Les obligations de gestion de risques opérationnels qui sont au coeur du statut ne sont pas du tout touchées par la directive. En effet, la CSSF vient de publier en 2012 une nouvelle circulaire 12/544 dite « risk based approach ». Cette circulaire est parfaitement alignée à l’objectif politique international de renforcer la gouvernance et réduire les risques liés aux activités financières.

Ce changement de paradigme qui s’imposait face à des tendances internationales irréversibles (FATCA, OCDE, etc.) est également source d’opportunités pour le secteur ICT au Luxembourg. Il est attendu qu’un nombre significatif d’acteurs existants de la place financière devront s’adapter à ce changement de situation et, pour des raisons évidentes de coût , pourront être amenés à sous-traiter leur informatique éventuellement pour passer d’un modèle Capex à un modèle Opex ou pour faire face à une complexité croissante des infrastructures. L’image de la place se trouve renforcée et de nouveaux investisseurs internationaux, désireux de profiter du cadre légal attractif et de l’expertise en matière de gestion de données sensibles, vont certainement se tourner davantage vers le Luxembourg.

Le statut du PSF continuera donc, à notre avis, de garder toute son importance. « Alors que tout le monde parle du Big Data et des opportunités économiques y associées, je suis convaincu que le Luxembourg possède tous les atouts pour se positionner au niveau international en tant que « Information Trust Center », tant pour le secteur financier que pour d’autres secteurs économiques », conclut Thierry Seignert, Président de l’association des PSF de support.

En effet, le « know how » dont le secteur ICT dispose à présent dans ce domaine et qui est intrinsèquement lié au statut de PSF de support reste unique au monde. Il importe à présent de suivre de près les évolutions réglementaires et de promouvoir ce cluster de compétence à l’étranger. L’association des PSF de support, en tant que membre du Haut Comité de la Place Financière, compte y jouer un rôle moteur.

Article publié le 13 juin 2013 par l’Association des PSF de Support.

Loi sur l’archivage électronique : Et si le Luxembourg montrait la voie ?

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Pour la 13 édition de la Lettre de la Dématique, publié par FEDISA France, Bernard Moreau (PDG Labgroup) et Jean Racine (Fedisa Luxembourg) ont abordé la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique. Une loi qui vient d’un petit pays mais qui fait grand bruit en Europe.

En cours d’adoption au Grand Duché, la future loi luxembourgeoise sur la dématérialisation des documents papier et la conservation des documents électroniques, tranche avec d’autres approches européennes – et françaises – sur au moins deux points : le renversement de la charge de la preuve, en faveur de la copie électronique d’une part ; et la liberté des choix technologiques accordée aux prestataires agréés, les PSDC.

A l’occasion de la discussion d’abord, du vote prochain ensuite, de la nouvelle loi luxembourgeoise sur l’archivage électronique, la Lettre de Fedisa a souhaité en savoir plus sur la logique suivie par le législateur, les décisions prises, et les conséquences pour les utilisateurs, les entreprises, et les prestataires spécialisées. Des points abordés avec Jean Racine et Bernard Moreau, respectivement Directeur du Développement et PDG de LabGroup (*), par ailleurs membres de Fedisa Luxembourg.

Ce qui existait auparavant, pourquoi changer, sous quel délai ?

Une loi existe depuis le 22 décembre 1986 concernant la dématérialisation des documents et leur conservation. Elle a été assez peu appliquée en raison de décrets d’application insatisfaisants, qui imposaient par exemple l’accès et la conservation du code source des applications utilisées pour la dématérialisation aussi longtemps que durerait l’archive électronique. Ou l’utilisation de supports non-réinscriptibles, en conformité avec les moyens techniques de l’époque.

Les juges avaient par ailleurs toute liberté de continuer de donner la priorité probante au papier. Cette situation ressentie comme bloquante a débouché, à partir de 2006, sur la mise en chantier d’une nouvelle loi – 6543 -, arrivée en discussion le 13 février dernier. Un vote est attendu avant cet été, et son application espérée pour la fin 2013.

La logique de la nouvelle loi

Le nouveau texte crée un contexte juridique favorable à l’essor de la dématérialisation et de la conservation, tout en laissant une assez grande latitude aux acteurs sur le plan technologique. Des acteurs (PSDC) certifiés pourront mettre en oeuvre les moyens jugés appropriés pour conserver les documents – évolution des supports notamment. Ils pourront aussi, une fois l’opération de dématérialisation des documents papier effectuée, détruire le document d’origine. Les copies qu’ils créeront seront présumées être conformes aux originaux, bénéficiant ainsi d’un renversement de la charge de la preuve par rapport à la situation existante. Désormais, le juge devra appliquer cette présomption de conformité et il reviendra à la partie adverse de démontrer, pour autant que possible si l’unique original a disparu, que la copie n’est pas conforme.

Le rôle des PSDC et la labellisation

Les prestataires spécialisés de dématérialisation et de conservation (PSDC) se répartiront en trois groupes : les PSDC-D (pour dématérialisation), les PSDC-C (conservation) et les PSDC-DC (les deux). Pour obtenir la certification, ils devront subir des audits réguliers – à l’origine, puis sur un rythme annuel -, de la part de professionnels eux-mêmes accrédités par l’ILNAS (http://www.portail-qualite.public.lu/). L’ILNAS disposera d’un référentiel (RGD), décrivant les choix techniques possibles. Les PSDC auront la liberté de leurs choix techniques, mais aussi une obligation de transparence sur ces choix vis-à-vis de leurs clients. Et celle d’assurer, en cas de cessation d’activité, le transfert des documents électroniques en leur possession vers un autre PSDC.

Les conséquences attendues pour les entreprises et le marché de la dématérialisation et de la conservation électronique

Les acteurs spécialisés comme LabGroup sont très impatients de voir la loi se mettre en place, tout en restant prudents dans leurs choix technologiques dans l’attente de la parution du référentiel de l’ILNAS. Il faut dire qu’au-delà du marché intérieur luxembourgeois, déjà très prometteur dans le secteur financier notamment, les perspectives sont également alléchantes de l’autre côté de la frontière, avec des groupes internationaux qui pourraient bien venir centraliser leurs archives électroniques dans le Grand Duché. C’est d’ailleurs un objectif assumé par le gouvernement que de favoriser le succès de ses champions de la dématérialisation et de la conservation – même si la certification n’est pas réservée aux seules sociétés luxembourgeoises. Il n’en est d’ailleurs pas à son coup d’essai. En créant, il y a quelques années, le label PSF (pour professionnels du secteur financier http://www.luxembourgforfinance.lu/fr/psf), qui concerne notamment « les opérateurs de systèmes informatiques et de réseaux de communication du secteur financier », il est parvenu à valoriser, dans des secteurs connexes au coeur de métier des banques, l’excellente image de ses établissements financiers.

(*) LabGroup (http://test.labgroup.com/) s’est donné pour mission d’offrir les meilleurs services de gestion de leurs données et de leurs documents à ses clients – les deux activités, historiquement séparées, ayant été regroupées. Cet objectif intègre notamment le respect des obligations légales et réglementaires associées à ces activités. La société existe depuis plus de 35 ans, emploie une centaine de collaborateurs, et revendique plus de 500 clients. Elle affirme clairement son souhait de faire partie des toutes premières entreprises labellisées PSDC-DC (http://test.labgroup.com/labgroup-first-psdc/).

Lire l’article sur le site de la FEDISA.

Découvrez les aspects du projet de loi sur l’archivage électronique au Luxembourg: Introduction to the law proposal on electronic archiving.

Le succès de la conférence Electronic Archiving 2.0 trouve son écho dans la presse en ligne

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Suite à la conférence sur l’Archivage Électronique 2.0, Alain De Fooz, journaliste chez Soluxions, a écrit un intéressant article qui a fait la une du magazine en ligne.

A sujet d’actualité, succès assuré! 160 participants et une grande interactivité entre le public et les deux orateurs: Catherine Di Lorenzo, avocate à la Cour, du cabinet Allen & Overy à Luxembourg, et Jean Racine, Business Development Director, Labgroup. Plutôt qu’assister à une présentation, le public avait été, préalablement, invité à poser des questions; la matinée de travail du 16 avril fut organisée autour de cette approche.

Pour Labgroup, qui fête cette année 35 ans d’activité dans l’archivage, cette séance a été l’occasion de démystifier dématérialisation et archivage sur longue durée et, surtout, de faire la part des choses entre technologies, processus et réglementations.

La première question avait trait à l’externalisation. «Maintenant que des tiers-archiveurs seront bientôt certifiés, dois-je nécessairement faire appel à eux?» Non, bien sûr. Libre à l’entreprise de dématérialiser et d’archiver sans passer par un fournisseur externe -certifié ou non d’ailleurs. «Dois-je devenir PSDC?” Pas davantage. «En revanche, vos archives ne bénéficieront pas de la présomption, et il vous reviendra -notamment en cas de litige- de démontrer que les conditions techniques et organisationnelles permettant d’établir la fidélité et la durabilité de vos archives ont été respectées», insiste Catherine Di Lorenzo.

Donc, libre aux entreprises de choisir l’une ou l’autre solution selon leurs besoins et la nature de leurs archives, voire décider de ne confier à un PSDC que les archives sensibles, résume Jean Racine. «Le statut de PSDC peut être intéressant si votre activité d’archivage est importante. Il s’agit donc d’évaluer vos gains potentiels en terme de productivité, mais aussi d’agilité en fonction de votre volume d’activité et de tenir compte de vos contraintes légales. Dans la majorité des cas, les entreprises préféreront sous-traiter -totalement ou partiellement.»

Et Catherine Di Lorenzo de rebondir sur le deuxième adverbe: «partiellement». A l’écouter, il est courant d’estimer entre 3 et 5% le volume des documents «sensibles» à couvrir par cette forme d’assurance qu’est le PSDC. D’un autre côté, enchaîne Jean Racine, il faut voir plus loin que l’aspect purement légal. «Le premier atout de la dématérialisation est financier; le second est productif. Aujourd’hui, le paperless office n’est plus un leurre!»

N’empêche: devenir PSDC est un projet lourd. Il faudra répondre à des exigences techniques et organisationnelles sérieuses quant à la fiabilité et la durabilité des archives. Et Jean Racine de résumer l’action: «Partez du principe que vous serez sans doute amené à démonter la conformité d’un document dans vingt-cinq ans!» Tout est dit!

D’autres questions, encore, sur le processus d’accréditation. Il est long, s’étirera entre 12 et 18 mois. Et passera par six phases: préparation, certification, notification, validation, supervision et publication. Le document de référence est disponible à l’ILNAS. La base? Le référentiel des normes ISO/IEC 27001 et 27002, l’accréditation correspondant à une extension de ces normes. «En faisant reposer les certifications sur ces référentiels, le Gouvernement montre clairement sa volonté d’établir une certification normalisée à valeur internationale», analyse Catherine Di Lorenzo.

Dans la course aux accréditations, les entreprises déjà certifiées ISO 27001 -une dizaine au Luxembourg- seront sensiblement avantagées. Ce qui veut dire aussi que le coût de la certification PSDC sera au moins égal à celui d’une certification ISO 27001. L’investissement total, lui, sera plus lourd: mise en place de nouveaux processus, formations…

Des questions encore sur la pérennité des documents archivés. Difficile, en effet, de se projeter à un horizon de dix, quinze ou vingt ans. D’emblée, on songe à l’obsolescence technologique, aux medias en particulier. Jean Racine: «Restez vigilant, en veille permanente. S’intéresser, par exemple, à la durabilité des algorithmes, aux risques de collision… L’avenir peut inquiéter. Je pense qu’il faut l’appréhender sereinement. De se reposer sur des bases solides, comme l’OAIS (Open Archival Information System). Et de laisser courir les rumeurs -je pense à celle, par exemple, sur les signatures électroniques: les remplacer à leur expiration au terme de trois ans est un leurre!»

Et Bernard Moreau (CEO de Labgroup) de conclure cette matinée en enjoignant les participants à saisir l’opportunité qui se présente. «Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients… Cela fait vingt ans que l’industrie nous parle de paperless office, aujourd’hui le Gouvernement luxembourgeois balise le chemin pour y arriver. Prenez-le! Nous serons là pour vous accompagner!»

Et de matérialiser le propos en offrant à chacun des participants du séminaire une demi-journée de consultance à leur meilleure convenance.

Lire l’article sur le site de Soluxions Magazine

Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients…

Bernard Moreau, CEO Labgroup