Le succès de la conférence Electronic Archiving 2.0 trouve son écho dans la presse en ligne

Pour Labgroup, qui fête cette année 35 ans d’activité dans l’archivage, cette séance a été l’occasion de démystifier dématérialisation et archivage sur longue durée et, surtout, de faire la part des choses entre technologies, processus et réglementations.

La première question avait trait à l’externalisation. «Maintenant que des tiers-archiveurs seront bientôt certifiés, dois-je nécessairement faire appel à eux?» Non, bien sûr. Libre à l’entreprise de dématérialiser et d’archiver sans passer par un fournisseur externe -certifié ou non d’ailleurs. «Dois-je devenir PSDC?” Pas davantage. «En revanche, vos archives ne bénéficieront pas de la présomption, et il vous reviendra -notamment en cas de litige- de démontrer que les conditions techniques et organisationnelles permettant d’établir la fidélité et la durabilité de vos archives ont été respectées», insiste Catherine Di Lorenzo.

Donc, libre aux entreprises de choisir l’une ou l’autre solution selon leurs besoins et la nature de leurs archives, voire décider de ne confier à un PSDC que les archives sensibles, résume Jean Racine. «Le statut de PSDC peut être intéressant si votre activité d’archivage est importante. Il s’agit donc d’évaluer vos gains potentiels en terme de productivité, mais aussi d’agilité en fonction de votre volume d’activité et de tenir compte de vos contraintes légales. Dans la majorité des cas, les entreprises préféreront sous-traiter -totalement ou partiellement.»

Et Catherine Di Lorenzo de rebondir sur le deuxième adverbe: «partiellement». A l’écouter, il est courant d’estimer entre 3 et 5% le volume des documents «sensibles» à couvrir par cette forme d’assurance qu’est le PSDC. D’un autre côté, enchaîne Jean Racine, il faut voir plus loin que l’aspect purement légal. «Le premier atout de la dématérialisation est financier; le second est productif. Aujourd’hui, le paperless office n’est plus un leurre!»

N’empêche: devenir PSDC est un projet lourd. Il faudra répondre à des exigences techniques et organisationnelles sérieuses quant à la fiabilité et la durabilité des archives. Et Jean Racine de résumer l’action: «Partez du principe que vous serez sans doute amené à démonter la conformité d’un document dans vingt-cinq ans!» Tout est dit!

D’autres questions, encore, sur le processus d’accréditation. Il est long, s’étirera entre 12 et 18 mois. Et passera par six phases: préparation, certification, notification, validation, supervision et publication. Le document de référence est disponible à l’ILNAS. La base? Le référentiel des normes ISO/IEC 27001 et 27002, l’accréditation correspondant à une extension de ces normes. «En faisant reposer les certifications sur ces référentiels, le Gouvernement montre clairement sa volonté d’établir une certification normalisée à valeur internationale», analyse Catherine Di Lorenzo.

Dans la course aux accréditations, les entreprises déjà certifiées ISO 27001 -une dizaine au Luxembourg- seront sensiblement avantagées. Ce qui veut dire aussi que le coût de la certification PSDC sera au moins égal à celui d’une certification ISO 27001. L’investissement total, lui, sera plus lourd: mise en place de nouveaux processus, formations…

Des questions encore sur la pérennité des documents archivés. Difficile, en effet, de se projeter à un horizon de dix, quinze ou vingt ans. D’emblée, on songe à l’obsolescence technologique, aux medias en particulier. Jean Racine: «Restez vigilant, en veille permanente. S’intéresser, par exemple, à la durabilité des algorithmes, aux risques de collision… L’avenir peut inquiéter. Je pense qu’il faut l’appréhender sereinement. De se reposer sur des bases solides, comme l’OAIS (Open Archival Information System). Et de laisser courir les rumeurs -je pense à celle, par exemple, sur les signatures électroniques: les remplacer à leur expiration au terme de trois ans est un leurre!»

Et Bernard Moreau (CEO de Labgroup) de conclure cette matinée en enjoignant les participants à saisir l’opportunité qui se présente. «Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients… Cela fait vingt ans que l’industrie nous parle de paperless office, aujourd’hui le Gouvernement luxembourgeois balise le chemin pour y arriver. Prenez-le! Nous serons là pour vous accompagner!»

Et de matérialiser le propos en offrant à chacun des participants du séminaire une demi-journée de consultance à leur meilleure convenance.

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Que vous choisissiez de devenir PSDC ou non, d’exploiter totalement ou partiellement les services d’un prestataire certifié, considérez les atouts. Non seulement vous tirerez des avantages sur le plan légal, mais surtout vous améliorerez votre productivité, au bénéfice de vos clients…

Bernard Moreau, CEO Labgroup