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L’archivage a-t-il de l’avenir ?, Marie-Anne Chabin

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Découvrez l’article “L’archivage a-t-il de l’avenir ?”, écrit par Marie-Anne Chabin.

“Évidemment la réponse est OUI, l’archivage a de l’avenir parce qu’il n’a jamais été aussi important dans la société et dans les entreprises de veiller sur le devenir des données, de leur création à leur destruction. Et pourtant, l’archivage est loin d’être une évidence pour tous.

L’archivage est un geste fort

L’archivage est ce geste managérial qui conduit à mettre en sécurité les documents ou données qui engagent dans la durée, avec une règle de vie qui pilote leur qualité, leur stockage, leur pérennisation, leur accès et leur destruction un jour, au mieux des intérêts de tous. On disait autrefois « classer aux archives », c’est-à-dire transférer délibérément les documents importants dans un lieu sécurisé, pour s’y référer plus tard, à titre de preuve et de mémoire. Les anglo-saxons parlent de records (les documents enregistrés car dignes d’être enregistrés dans un centre de conservation), et de records management.

Précisions sur les exigences incluses dans la règle de vie :

La qualité des données semble une évidence mais il n’est pas inutile de le répéter : si on archive un document de mauvaise qualité, il ne deviendra jamais un document de bonne qualité. Si le document n’est pas authentique au moment de son archivage (c’est-à-dire dont l’auteur est identifié et sûr et dont la date est certaine), il sera très difficile d’établir a posteriori son authenticité. De même, si un document n’est pas fiable parce que sorti de son contexte, farci de sigles ou de formules inintelligibles, non validé, etc. il sera hasardeux de l’utiliser. Dès lors, pourquoi le conserver ?

Le stockage – qui n’est qu’une composante de l’archivage – renvoie au fait que tout document archivé est conservé physiquement quelque part, qu’il s’agisse d’un rayonnage pour les supports physiques ou d’un disque, un data center pour les fichiers numériques. Comment gérer un objet si on ne contrôle pas sa localisation ? La question est aussi celle de la territorialisation des données, ne serait-ce que par l’exigence du fisc français de conserver sur le territoire français les données qu’il peut être amené à contrôler.

La pérennisation est le corollaire de la durée de conservation : dès que la durée de conservation dépasse un certain nombre d’années, disons 10 ans en moyenne, les supports numériques requièrent des migrations de formats et/ou de supports pour continuer d’être lisibles et exploitables.

L’accès est la finalité même de l’archivage : à quoi bon archiver si ce n’est pas dans la perspective de consulter un jour les documents archivés ? À noter que l’accès à deux volets que sont, d’une part les droits d’accès, les habilitations (à gérer également dans la durée, ce qui est souvent mal fait), d’autre part, les outils qui permettent de retrouver le document précis ou l’information recherchée.

La destruction est le destin de la majorité des documents d’entreprise, au bout de 5, 10, 30 ans ou plus sauf si leur valeur patrimoniale suggère de les conserver parmi les archives historiques (voir sur ce sujet la théorie des quatre quarts des archives historiques).

Mais ce n’est pas tout : pour que ce geste soit toujours efficace, il faut que la démarche concerne l’exhaustivité des documents et données de l’entreprise qui portent une valeur de preuve ou de mémoire. Si des documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise ne sont pas gérés (conservés, détruits conformément à l’environnement réglementaire et à ses intérêts), l’entreprise court un risque. Si, à l’inverse, des documents ou des données sont indûment conservés dans l’entreprise (les données personnelles notamment), elle court également le risque d’une utilisation malencontreuse ou tout simplement d’une sanction des autorités pour non-conformité à la loi ou au Règlement général pour la protection des données personnelles.

Donc l’archivage est tout sauf obsolète. Et pourtant, deux courants, pour ne pas dire deux « idéologies », observables actuellement dans la société semblent le menacer. La démarche d’archivage managérial est en effet prise en étau entre deux attitudes néfastes : celle de ceux qui veulent tout mettre dans le cloud et laisser les technologies capturer, diffuser, trier, déréférencer, etc. ; et ceux qui veulent tout collecter pour être trié après par des archivistes (des archives intermédiaires aux archives historiques). Ces deux attitudes extrêmes sont le ferment d’une déresponsabilisation dommageable des entreprises sur leurs écrits, les données qu’elles traitent et les documents qu’elles reçoivent.

Tout conserver, c’est ne rien archiver

Depuis près de trente ans, le développement des technologies numériques instille chez les utilisateurs cette idée que l’on peut tout conserver en informatique et qu’il est ringard de s’occuper d’autre chose que de produire des données selon ses envies et d’accéder à l’information selon ses désirs.

Cette invitation des outils à la paresse et à la négligence des utilisateurs est très séduisante : pourquoi s’embêter et se contraindre à des tâches fastidieuses puisque les technologies permettent aujourd’hui de tout stocker pour quelques euros de plus, de tout retrouver, de tout classer ?

Il y a là un amalgame fâcheux entre la capacité technologique à soulager l’humain dans des tâches fastidieuses ou minutieuses et la responsabilité humaine de constituer une mémoire fiable, cohérente et raisonnée de ses activités, mémoire contrôlée au sein de laquelle cette capacité technologique peut donner le meilleur d’elle-même.

Les outils seront d’autant plus efficaces que les écrits éphémères ou périmés seront éliminés au fur et à mesure de leur péremption. Tout conserver, c’est ne rien archiver. Tout conserver, c’est subir le stockage. Tout conserver, c’est laisser aux outils le soin de gérer – ou de ne pas gérer – les traces humaines.

Cette inféodation à la technologie conduit les individus et les entreprises à abdiquer la responsabilité de définir les règles de vie des documents et des données qui leur appartiennent. C’est un renoncement au droit de chacun à l’archivage conscient et délibéré de ce qui a du sens à être conservé, pour la preuve, pour la conformité ou pour la connaissance.

Et c’est sans compter avec :

  • les exigences légales de protection des données personnelles portées par le Règlement général pour la protection des données personnelles ;
  • les coûts énergétiques de la conservation du rien ou du nul ;
  • l’ambition légitime d’une mémoire (débarrassée de ses scories informationnelles) à transmettre à la génération suivante.

Si tout est archive, il n’y a rien à archiver

Une autre idée s’est incrustée dans les esprits depuis quarante ans, au moins dans le secteur public : « tous les documents naissent archives ».

Cette affirmation pose question. En effet, si les archives sont (au plan linguistique) le fruit de l’archivage de documents, autrement dit la conséquence du classement de ces documents aux archives, cette « génération spontanée » d’archives court-circuite la notion même d’archivage, en tant que geste volontaire et managérial de mise en archive. Si tout est archive, l’archivage n’existe plus.

Cette conception des archives s’appuie sur la définition légale française des archives, apparue en 1979 dans la loi sur les archives (3 janvier 1979) et inscrite depuis, légèrement modifiée, dans le code du patrimoine, art. L211-1. Le texte dit : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

La formulation laisse une place à l’interprétation. En effet, « dans l’exercice de leur activité » peut être vu comme restrictif et viser les documents officiellement produits au titre de l’activité ; l’expression peut aussi être considérée comme un simple périmètre géographique et temporel de production : tout brouillon produit au sein d’un organisme public ou par un des collaborateurs de cet organisme est un document d’archives publiques, même s’il n’a jamais été validé ni diffusé.

Les prises de positions du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) de ces dernières années optent clairement pour la seconde acception. Et sur ce plan, le secteur public influence en partie de le secteur privé ou parapublic.

Dire que tout est archive, cependant, ne signifie pas qu’il faut tout conserver. Les archivistes sont les premiers à dire que toutes les archives ne doivent pas être conservées et leur mission consiste en bonne part en la mise en œuvre des circulaires de tri diffusées par l’administration des Archives ou élaborées dans leurs organismes respectifs. La nuance est que la sélection est faite par les archivistes et que les services producteurs et propriétaires des documents et données produits ou reçus sont en quelque sorte dépossédés de la responsabilité d’archiver qu’ils avaient autrefois, avant cette loi ou avant son interprétation si étroite.

Cette position exclusivement archivistique ignore l’archivage en tant que tel, en tant que sélection motivée des documents à conserver par le propriétaire, et ce au nom du droit de regard des archivistes sur toute production documentaire, au cas où il y aurait quelques traces modestes, non essentielles pour l’organisme producteur mais potentiellement éclairantes pour l’histoire de cet organisme ou l’histoire de l’époque.

L’holoarchivisme n’est pas le seul moyen de conjurer cette crainte de rater un document croquignolet ou symbolique dans la constitution du patrimoine archivistique d’une collectivité publique. Il est possible de préserver la collecte éclairée d’archives non essentielles à la vie du service tout en laissant à chaque entité juridique la responsabilité de gérer sa production documentaire en fonction de ses obligations et des risques externes et internes à conserver ou à détruire. Ce moyen est d’appliquer la collecte en suivant la théorie des quatre quarts des archives historiques qui dissocie la collecte des archives historiques provenant des documents archivés au nom de l’organisme (gestion du cycle de vie des documents engageants) et la collecte des archives historiques complémentaire via une prospection active de l’archiviste auprès des acteurs de la collectivité auprès de laquelle il exerce son métier, tout comme un bibliothécaire ou un conservateur de musée repère et acquiert les objets susceptibles d’enrichir ses collections. Cette distinction serait même vertueuse pour l’historien car la provenance serait plus explicite et mieux documentée.

Défense et illustration de l’archivage managérial

Entre la tendance « user centric » des nouveaux outils proposés aux entreprises (l’utilisateur est en relation directe avec le cloud comme si l’information n’appartenait qu’à celui qui la manipule) et la tendance archivistico-historique du tout archive, les dirigeants d’entreprise peuvent se sentir confortés dans leur ignorance de l’archivage et dans leur négligence du devenir des données.

Or, de déresponsabilisation à irresponsabilité, il n’y a qu’un pas.

Il y a donc lieu, encore et toujours, de les alerter sur les enjeux du non-archivage et sur la nécessité d’élaborer des règles de création-conservation-destruction des données dans leur entreprise car ces données sont des actifs informationnels dont l’entreprise est comptable (accountable) devant ses actionnaires et devant les autorités. Ces dirigeants doivent intégrer une démarche d’archivage managérial dans le cadre d’une politique globale de gouvernance de l’information, avec les concepts managériaux de proportionnalité et de raisonnabilité.

Espérons que le Règlement général pour la protection des données personnelles fera avancer les choses (voir la table ronde du CR2PA sur ce sujet).

En effet, l’exigence impérative de documentation des processus et de fixation de durées de conservation des données personnelles va s’imposer à tous dès le printemps prochain. Qu’elles se trouvent dans des bases de données ou dans des documents, les données personnelles devront être gérées de près, qualifiées en regard des activités réelles de l’entreprise, stockées dans des lieux contrôlés, accédées selon des droits justifiés, sorties ou maintenues dans l’entreprise en application de règles motivées.

Pourquoi les dirigeants n’en profiteraient-ils pas pour étendre la démarche à tout type de données au moyen d’une politique globale d’archivage managérial. Les entreprises y gagneront en investissement et en crédibilité.”

Copyright@Marie-Anne Chabin

Partenariat entre Labgroup et Archive 17 pour la diffusion de la méthode Arcateg™ (archivage par catégorie).

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Labgroup, tiers de confiance et archiveur depuis 40 ans, étant un expert dans la gouvernance de l’information qui accompagne ses clients dans leur gestion du cycle de vie des informations (Information Lifecycle Management), intègre désormais la démarche Arcateg™ dans son offre de services. C’est tout naturellement que Labgroup est devenu partenaire de Madame Marie-Anne Chabin, expert reconnu au niveau international pour l’archivage et la gestion de l’information numérique, et créatrice de la méthode Arcateg™.

Cette méthodologie originale et efficace permet d’accélérer et de consolider les règles de gestion de l’information et leur mise en œuvre. Les 100 catégories universelles du cadre de classement Arcateg™ couvrent toutes les valeurs possibles de l’information sur tous supports et facilitent ainsi l’audit et la qualification des informations à risque dans l’entreprise. Ces catégories de conservation permettent de structurer de façon rigoureuse et pérenne le pilotage du cycle de vie des documents et des données.

Avec Arcateg™, vous pouvez à la fois simplifier et renforcer la gouvernance de l’information dans au sein de l’organisation (cycle de vie des dossiers et des fichiers, sécurité des données, accès aux contenus). Vous pouvez aussi décliner l’utilisation du référentiel Arcateg™ selon divers projets spécifiques : amélioration de l’archivage physique, qualité et complétude des règles de conservation, repérage des données à caractère personnel et conformité au RGPD.

La méthode Arcateg™ complète parfaitement la panoplie des services que Labgroup proposent, et enrichit le service de consultance. Les consultants Labgroup ont été formés à la méthode et sont disponibles pour vous aider à l’utiliser pour optimiser la gestion et l’archivage de votre patrimoine informationnel.

9 June – International Archives Day

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This international day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, different types of documents and retention periods. With good management, archives explain and justify the past. They may also contribute to the future actions of an organisation and help ensure its proper function: With triple administrative, legal and testimonial functions […]

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Interview – Labgroup & Numen Europe visent le marché financier belge – Magazine Soluxions Mai 2017

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Découvrez l’interview dans le magazine Soluxions – édition Mai 2017

Numen Europe et Labgroup profitent de leur offre de DaaS conjointe pour aborder le marché financier belge.

Voici deux ans, Numen Europe et Labgroup ont défini une offre DaaS (Document-as-a-Service) conjointe. Le premier, expert en traitement externalisé de données et documents sensibles, et le deuxième, tiers-archiveur de métier depuis quarante ans au Luxembourg, se sont associés autour d’une offre unique en son genre sous forme de solution clé en main, incluant logiciels et services à la demande.

Le besoin est réel : optimiser la gestion, la protection et la conservation des documents, tant physiques qu’électroniques, dans une optique « Paperless / Less Paper Office ». Pour Numen Europe comme pour Labgroup, il est en effet insuffisant de proposer la prise en charge de certaines opérations ponctuelles, comme la numérisation des documents papier ou l’archivage à long terme, quand les entreprises expriment un besoin d’externalisation complète de processus de traitement de l’information.

C’est donc toute la «supply chain» de l’information qui est couverte par l’offre DaaS : depuis la collecte physique ou la capture automatique, jusqu’à la destruction certifiée, en passant par la classification, la dématérialisation, l’indexation, l’extraction de données, l’analyse de données (Data Analytics), la gestion électronique des flux (Enterprise Content Management, Workflow Management, and Collaboration Tools), l’archivage physique ou électronique légal / à valeur probante (Records Management), la sauvegarde, l’éditique (Desktop Publishing), la composition et le routage.

«Le 1er février 2017, Labgroup devenait le premier PSDC (Prestataire de services de Dématérialisation et de Conservation) certifié par   l’État luxembourgeois, en application de la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique. Et, aujourd’hui encore, nous sommes le seul, relève Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. C’est donc un formidable atout, dont nos comptons profiter avec notre partenaire Numen Europe. Ensemble, aujourd’hui, nous abordons le marché financier belge… »

Le projet ? Présenter une offre de dématérialisation et de conservation tirant parti du meilleur des deux législations -la belge et la luxembourgeoise- et du statut de PSDC, lequel ne manquera pas de rassurer le marché puisqu’il équivaut à la garantie de l’Etat luxembourgeois, affirme David Gray, Deputy General Manager, Numen Europe. « Dans le secteur financier, que nous connaissons fort bien de par nos activités au Luxembourg, ce statut est indéniablement un plus dans la mesure où il garantit à nos clients la disponibilité de leurs informations et surtout, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance du prestataire. De même, la réversibilité et l’ouverture des formats sont 100% garanties… Ne perdez pas de vue, en effet, que lorsqu’on parle d’archivage, on parle de longues, très longues durées. Cette assurance dans le temps est fondamentale ! » 

Outre cette garantie, la force de la proposition tient à l’alliance entre Numen Europe et Labgroup. « Si, dans l’ensemble, nos compétences sont similaires, elles sont aussi différentes et donc, se renforcent », enchaîne Jean Racine. De fait, tant Numen Europe que Labgroup, qui restent des entités indépendantes, sont certifiées ISO 9001 et ISO 27001. Et elles se sont fixées la même mission : couvrir par leur offre de services tout le cycle de vie des documents, chacune des sociétés s’appuyant sur ses points forts.   En mettant en commun leurs ressources respectives  le binôme peut proposer au marché un avantage compétitif exclusif : la continuité d’activité garantie par la redondance tant de leurs infrastructures que de leurs équipes. « Ensemble, nous apportons plus à nos clients que séparément. C’est bien plus que 1 + 1 ! » La proposition est unique. Et sur le marché naissant de l’externalisation de la dématérialisation et de l’archivage électronique, elle fait déjà la différence.

A chacun ses points forts. Côté Numen Europe, c’est clairement la dématérialisation. Côté Labgroup, c’est l’archivage tant numérique que physique. « Dans notre métier de tiers-archiveur, poursuit Jean Racine, le client vérifie avant tout la pérennité du service, il peut en effet nous confier la conservation intègre d’informations sensibles pour des dizaines d’années. Notre pérennité est à nouveau renforcée. »

Le succès ne s’est pas fait attendre. Les contrats les plus significatifs n’ont pas été emportés au Grand-Duché, mais à l’international, avec des organisations qui, pour certaines, n’ont pas de succursale au Luxembourg. Leur motivation ? La solidité de l’offre, tout simplement, et les garanties associées ! « Nos clients retiennent nos compétences, qui vont du conseil initial à l’opérationnel à proprement parler, sans oublier nos gages de pérennité à travers le statut de PSDC, unique au niveau mondial », observe David Gray.

Les premiers contacts en Belgique sont positifs. Le tandem ne manque pas d’atouts, Numen Europe en particulier fournit déjà de nombreuses entreprises belges, également des organismes publics. « Profiter de nos compétences et du meilleur des deux législations ne signifie aucunement devoir opérer depuis le Luxembourg, rassure Jean Racine. Le plus souvent, les opérations de dématérialisation se font chez le client, voire  dans un atelier spécialisé. Quant à la conservation, elle peut se faire n’importe où. L’idéal, c’est évidemment dans nos infrastructures -hautement sécurisées. Qui plus est, le client profitera pleinement de la mutualisation des couts… De toute façon, externaliser n’est plus un tabou dans le secteur financier ! » 

Copyright @ Soluxions Magazine / Auteur – Alain De Fooz

Labgroup dans l’édition Mai 2017- magazine Soluxions

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Découvrez l’article sur Labgroup dans le magazine Soluxions – Digital Economy, édition mai 2017

Archivage électronique “légal” : profitez du meilleur des deux mondes

Respectez la nouvelle loi belge et tirez parti des avancées de la loi luxembourgeoise, en confiant vos documents légaux à Labgroup, premier opérateur certifié PSDC par le Gouvernement luxembourgeois.

Deux ans après l’adoption du règlement européen eIDAS (Electronic Identification and electronic Trust Services) et quelques jours après son entrée en application, le législateur belge a assumé ses responsabilités en votant la loi du 21 juillet 2016 qui le met en œuvre et le complète.

Le texte européen laissait des marges de manœuvres qui ont été exploitées par la loi belge, qui consacre des dispositions visant à parfaire un cadre juridique cohérent pour la digitalisation des documents papier, la signature électronique ainsi que l’horodatage des documents, leur transmission par voie de recommandé électronique, et, leur conservation intègre à long terme.

Présomption de conformité

Au Luxembourg aussi, le législateur a anticipé la transformation digitale. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique se veut avant-gardiste dans le sens où elle reconnaît la présomption de conformité aux copies électroniques de documents papier produites par un “PSDC” certifié (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation). Sous condition bien entendu, que soient strictement respecté un ensemble d’exigences méthodologiques et techniques garantissant la fidélité de ladite copie à l’original papier ; ainsi que sa non-altération dans le temps.

En présumant que la preuve numérique est aussi valide qu’une preuve écrite en cas d’un litige, la présomption de conformité renverse la charge. C’est à la partie adverse de chercher la faille… et plus à l’entreprise qui a exploité les nouvelles technologies de démontrer leur juste utilisation. Par ailleurs, la loi luxembourgeoise précise les conditions de certification :

  • en tant que prestataire de service de dématérialisation (PSDC-D) d’une organisation qui veut scanner des documents avant de les détruire,
  • en tant que prestataire de service de conservation (PSDC-C) d’une organisation qui veut assurer l’archivage à valeur probante des images scannées et des documents nativement électroniques.

Un PSDC-C peut être assimilé à une banque qui stocke de l’information -des bits et bytes. Et, comme dans une banque, les dépôts chez le prestataire certifié sont garantis par l’État luxembourgeois. Ce qui signifie, pour les clients, la disponibilité de leurs informations en toute circonstance, et donc, la possibilité de les récupérer même en cas de défaillance de la “banque”. La réversibilité et la lisibilité sont également assurées, via l’utilisation de formats de fichiers “ouverts”, autrement dit non-propriétaires. Comme une banque, la stabilité financière du PSDC est contrôlée par l’autorité de surveillance du secteur financier. Et c’est une administration, en l’occurrence l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services) qui veille, entre 2 audits annuels, à la bonne application du référentiel de pratiques PSDC. En résumé, le statut PSDC propose un niveau de sécurité inédit !

Labgroup, premier certifié PSDC

Le 1er février 2017, Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) devenait le premier PSDC certifié, aussi bien pour la dématérialisation que pour la conservation. C’est donc en toute sécurité -avec la garantie de l’État luxembourgeois- que les détenteurs d’informations de tous pays peuvent donc confier à Labgroup tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation.

De tous pays… mais en particulier les entreprises et organisations belges, pour lesquelles la combinaison du droit national avec les législations luxembourgeoise et européennes offre un indéniable avantage en termes de sécurité juridique et de sécurité de l’information.

Certes, la présomption de conformité automatique ne vaudra que dans une situation soumise à la loi luxembourgeoise. Toutefois, on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus. En effet, les règles et les exigences auxquelles Labgroup doit se conformer en tant que PSDC, sont au moins équivalentes à celles instaurées par les textes de la loi belge du 21 juillet 2016, plus connue sous la désignation de Digital Act, et du décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil.

Chez vous, sans transférer de documents

L’offre de services de Labgroup n’impose nullement aux entreprises et organisations belges de transférer leurs documents au Luxembourg.
En effet, les opérations de dématérialisation peuvent se faire dans un atelier spécialisé, mais aussi chez le client. De même, la conservation des données -qui suit l’étape de la numérisation- peut être assurée n’importe où en Europe, pourvu qu’elle reste sous la maitrise du PSDC, afin de lui permettre de fournir des copies certifiées conformes à ces clients en cas de besoin.

Depuis 1977, Labgroup offre des solutions de gestion et d’archivage de l’information aux entreprises de la finance et de l’assurance, aux administrations et aux organisations de tous les secteurs. Labgroup propose des services de numérisation des documents papier, d’entreposage et de destruction des archives physiques, de capture et de conservation des archives électroniques, de sauvegarde et de restauration de données, de préservation de médias informatiques, de conseil et, enfin, de formation en archivistique. L’entreprise, de droit luxembourgeois, est également présente en Irlande et à Gibraltar. Enfin, en tant que PSF (Professionnel du Secteur Financier), autre certification liée à des garanties de l’Etat luxembourgeois, Labgroup -certifiée ISO 9001:2015, ISO 27001:2013 et PSDC-DC- est une entité surveillée par la Commission luxembourgeoise de Surveillance du Secteur Financier.

Vous avez un projet ? Nous vous accompagnons !

Vous avez un projet d’archivage légal ? De dématérialisation de vos processus de traitement de l’information ? Contactez-nous sans plus attendre. Ensemble, nous verrons quels services mettre en œuvre afin de vous offrir les meilleures garanties de conformité / compliance tout en augmentant la productivité de vos collaborateurs en col blanc. Nous pouvons vous aider à :

  • sécuriser les données contre les risques de perte, de vol, de divulgation ou contre toute autre compromission ;
  • ne conserver lesdites données qu’aussi longtemps que nécessaire (cf. le nouveau règlement sur la protection des données personnelles) ;
  • à pseudonymiser et/ou anonymiser vos données sensibles.

Appelez-nous ! Nos experts, de concert avec ceux de notre partenaire Numen, sont là pour vous aider à déterminer le niveau de service le mieux adapté à vos besoins. Profitez du meilleur des deux mondes.

Consultez l’article complet en suivant le lien : Archivage électronique légal – Soluxions

Labgroup – first Provider of Digitisation and Conservation Services to the Financial Sector

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We are proud to inform you that Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) officially received on the 27th April 2017 the ministerial authorisation to exercise the activities as a Provider of Digitisation and Conservation Services to the Financial Sector. (view PDF)

Reminders

Labgroup is a Support PFS – a subcontractor of operational functions on behalf of other financial professionals – since 2004 under the amended law of the 5th April 1993 on the financial sector:

  • Article 29-1. Client communication agents
  • Article 29-3. Primary IT systems operators of the financial sector
  • Article 29-4. Secondary IT systems and communication networks operators of the financial sector

After obtaining the PSDC-DC status (Provider of Digitisation and Conservation Services), first February 2017, Labgroup is again the first company in Luxembourg acquiring the authorisation:

  • Article 29-5. Dematerialisation service providers
  • Article 29-6. Conservation service providers

Thanks to Labgroup, companies of the sector can now benefit from a presumption of conformity of their electronic copies of paper documents.

Labgroup – premier Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation du Secteur Financier

Nous sommes fiers de vous informer que la société Lab Luxembourg S.A. (Labgroup) a officiellement reçu en date du 27 avril 2017 l’autorisation ministérielle d’exercer les activités de Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation du Secteur Financier (voir PDF).

Rappels

Labgroup est un PSF de support – c’est-à-dire un sous-traitant de fonctions opérationnelles pour compte de professionnels financiers proprement dits – depuis 2004, au titre de la loi modifiée du 05 avril 1993 relative au secteur financier :

  • Article 29-1. Les agents de communication à la clientèle – ACC
  • Article 29-3. Les opérateurs de systèmes informatiques primaires du secteur financier – OSIP
  • Article 29-4. Les opérateurs de systèmes informatiques secondaires et de réseaux de communication du secteur financier – OSIS

Suite à l’obtention du statut de PSDC-DC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation) le 1er février 2017, Labgroup est de nouveau la première société au Luxembourg à obtenir l’autorisation :

  • Article 29-5 . Les prestataires de services de dématérialisation du secteur financier
  • Article 29-6. Les prestataires de services de conservation du secteur financier.

Grâce à Labgroup, les entreprises du secteur peuvent désormais bénéficier de la présomption de conformité des copies électroniques de documents.

Lëtzebuerger Journal – Un processus bien rodé – Labgroup est la première entreprise certifiée PSDC au Luxembourg

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Article dans le Lëtzebuerger Journal sur Labgroup, première entreprise certifiée PSDC au Luxembourg avec Jean Racine, CBDO et Alain Bréant COO chez Labgroup. 

Location, Archives, Bureau: voilà l’acronyme déchiffré de Labgroup qui, dès ses débuts en 1977, a traité des archives. 40 ans plus tard, la société basée à Contern arbore fièrement son label Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation. “Le PSDC a une valeur ajoutée que les non-PSDC n’ont pas”, assure le “Chief business development officer”, Jean Racine. Et pour cause: la copie étant conforme à l’original, ce dernier n’a plus de raison d’être détruit, ce qui n’est pas le cas chez les prestataires dépourvus du label.

Pour consulter l’article complet, veuillez cliquer ici.

Copyright@Lëtzebuerger Journal 2017

Auteur : Catherine Kurzawa

 

Legitech – Archivage 2.0 : La loi du 25 juillet 2015 devient réalité

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Découvrez l’article paru dans l’édition de Mars 2017 du magazine de Legitech – Archivage 2.0 : La loi du 25 juillet 2015 devient réalité.

La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique devient réalité suite à la certification de Labgroup en tant que premier PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation)

Lors d’une conférence de presse au Ministère de l’Économie, mercredi 1er février, Étienne SCHNEIDER Vice-Premier ministre, ministre de l’Économie, Jean-Marie REIFF Directeur de l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services), et Bernard MOREAU CEO de Labgroup, ont consacré l’avènement de l’archivage 2.0.

En effet, la certification du premier PSDC (Prestataire de Service de Dématérialisation et/ou de Conservation), marque la mise en application de la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique, et l’établissement de la chaine de confiance numérique, qui va de l’Union européenne jusqu’au détenteur d’information, en passant par l’état luxembourgeois et le tiers-archiveur.

L’archivage légal, un service de confiance

Que ce soit en tant que consommateur ou entreprise,
on archive pour être en mesure de (bien) défendre ses intérêts dans le futur, par exemple sa santé dans le cas de données médicales.

Depuis 3 millénaires, l’archivage des écrits est indissociable de leur support papier. Mais les avancées technologiques permettent aujourd’hui d’effectuer des actes nativement électroniques, comme un achat sur un site de e-commerce, et de dématérialiser les actes papier, tels que des contrats signés de façon manuscrite.

Le législateur a pris en compte ces avancées, en créant un cadre légal qui anticipe et supporte la digitalisation irrésistible de notre société. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique, reconnaît donc la valeur probante des copies électroniques de documents papier produites par un PSDC certifié respecter toutes les conditions de stricte fidélité à l’original, et, qui plus est, leur accorde une présomption de conformité à l’original.

C’est donc en toute confiance, avec la garantie de l’état, que les détenteurs d’information peuvent désormais choisir entre :

  • continuer à externaliser auprès de Labgroup leur archives papier, ou
  • demander à Labgroup de dématérialiser ces archives papier, puis les détruire, pour ne conserver que leurs copies électroniques.

Dans ce cas, Labgroup procèdera comme exigé par la loi et schématisé ci-après.

La présomption légale ne vaudra bien sûr que pour une situation soumise à la loi luxembourgeoise, mais on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus.

L’archivage légal, une responsabilité juridique

En tant que consultant permanent sur les questions commerciales, financières et techniques, le juriste ou l’avocat est en première ligne pour conseiller la direction générale sur la bonne stratégie de protection du patrimoine informationnel de l’entreprise, autrement dit de ses archives.

Afin d’informer le responsable juridique sur les novations en matière d’archivage, la loi a prévu que les PSDC doivent remettre à leurs clients, préalablement à la conclusion de tout contrat de service, un dossier d’information préalable, très documenté, que Labgroup tient évidemment à disposition.

L’archivage légal, une protection européenne

Le Règlement 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, d’application intégrale depuis le 1er juillet 2016, a bien montré la volonté des états membres de démocratiser la dématérialisation, en renforçant la sécurité des échanges électroniques, en reconnaissant la valeur universelle de la signature électronique, et en accordant a reconnu la valeur juridique à un document numérique.

Dans ce cadre européen, d’autres pays que le Luxembourg se sont engagés sur la voie de la transformation digitale, en ont instauré un régime juridique favorable pour l’archivage électronique. Pourtant, aucun ne va jusqu’à engager l’état via la certification d’organismes prestataires de services, comme le PSDC luxembourgeois. En archivant au Luxembourg, les entreprises étrangères pourraient donc à la fois exploiter leur législation nationale (par exemple la loi belge du 21 juillet 2016, ou le décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil) et bénéficier des garanties offertes par le statut de PSDC.

Il en est de même s’agissant des obligations faites aux acteurs économiques par le Règlement 2016/679 (RGPD) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018. L’archivage électronique par Labgroup, permet effectivement de :

  • sécuriser les données contre les risques de perte, de vol, de divulgation ou contre toute autre compromission ;
  • ne conserver lesdites données qu’aussi longtemps que nécessaire ;
  • protéger et tracer leur accès, leur modification, leur restitution, et leur effacement ;
  • documenter toutes les mesures et procédures utiles pour assurer à tout moment cette protection ;
  • mettre en œuvre facilement la pseudonymisation, qui empêche l’attribution des données à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, conservées séparément.

 

 

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Article Chronicle.lu – Luxembourg Pioneers Electronic Archiving Services in EU

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On 1 February 2017, Deputy Prime Minister and Minister of the Economy, Etienne Schneider presented the first accredited certification body and first certified service provided in electronic archiving.

Currently, Luxembourg is the only country in the European Union with an operational legal framework for electronic archiving. Consistent with the Digital Lëtzebuerg initiative, the current legislation recognizes in particular the legal value of digital documents and, under certain conditions, offers important guarantees as to their conformity with the original. In addition, this legislation provides for a new statute called ‘dematerialisation or conservation service provider’ (CSDP) for companies active in the field of electronic archiving.

Yesterday, Minister Schneider attended the accreditation by the ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité) of PECB Europe as the first certifying body for electronic archiving in Luxembourg and the certification of LabGroup Luxembourg as the leading provider of dematerialisation or conservation services (CSDP).

In his introduction Etienne Schneider stressed that: “With electronic archiving and the status of CSDP we are taking a step further in the transposition of our Digital Lëtzebuerg strategy and we will be able to attract new economic players in Luxembourg, whether they are companies active in electronic archiving or companies wishing to take advantage of our reference legislation for the electronic archiving of their own documents.”

 

Consult the article online: Chronicle.lu

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Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg

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Lab Luxembourg SA (Labgroup) is the first PSDC to be certified in Luxembourg

At a press conference held at the Ministry of the Economy on Wednesday 1st of February, Étienne SCHNEIDER, Deputy Prime Minister & Minister of the Economy, Jean-Marie REIFF, Director of ILNAS (Luxembourg Institute for Standardisation, Accreditation, Security and Quality for Products and Services) and Bernard MOREAU, CEO of Labgroup, marked the start of Archiving 2.0.

Indeed, the certification of the first PSDC (Provider of Digitisation and Conservation Services), concretises the implementation of the law of the 25th of July 2015 on electronic archiving, and the establishment of the digital trust chain, which extends from the European Union to the holder of information, through the Luxembourg State and the third-party archiver.

PSDC certification, a long-standing work

As a third-party archiver for 40 years in Luxembourg, Labgroup had to prepare itself for the future by initiating its digital transformation in the early years of the 21st century. The strategy aimed to be the leading edge in the evolution towards a paperless society (or, in the medium term, with less paper). In parallel with investing in a state-of-the-art, highly protected storage and archiving infrastructure, Labgroup has developed a comprehensive and continuously improved Information Security Management System (ISMS).

These efforts to control risks were rewarded in 2014 by obtaining the ISO 27001 international certification (already a first for an archiver in Luxembourg), in terms of information security management covering all related activities (digitisation, physical and electronic archiving). With this first step achieved, it remained to obtain the new status of PSDC, created by the law of 25th July 2015 on electronic archiving.

Pierre Dewez, CEO – PECB Europe, Etienne Schneider – Minister of the Economy, Bernard Moreau, CEO – Labgroup, Jean-Marie REIFF, Director – ILNAS

As the first candidate, Labgroup was logically the first company whose processes and procedures conformed to the requirements of the PSDC standard, Labgroup was audited in November 2016. Following the positive verdict of the certifying body, ILNAS placed Labgroup on the list of legal persons with the status of PSDC under the number 2016/9/001 and implemented immediate supervision for which the institute is responsible.

Note that Labgroup is certified as:

  • Provider of Digitisation Services, in other words, Labgroup is empowered to create legal electronic copies of paper documents;
  • Provider of Conservation Services, which guarantees the integrity, confidentiality and persistence of electronic archives throughout their retention period.

This achievement, on the 40th year anniversary of the company’s creation, marks the beginning of a new era of growth for Labgroup!

Legal archiving, a trusted service.

Whether as a consumer or a company, we archive information to be able to (well) defend our own interests in the future, for example, our health in the case of medical data.

Since three millennia, the archiving of the writings is inseparable from its paper support. However, technological advances now make it possible to perform native electronic records, such as purchasing on an e-commerce site, and to dematerialise paper documents, such as signed contracts in a handwritten manner.

The legislator has considered these advances by creating a legal framework that anticipates and supports the irresistible digitisation of our society. The law of 25th of July 2015 on electronic archiving therefore recognises the probative value of electronic copies of paper documents produced by a PSDC certified company to respect all the conditions of strict fidelity to the original and, moreover, the presumption of conformity with the original.

It is therefore with confidence, with the guarantee of the state, that the holders of information can now choose between:

  • continuing to outsource their paper records with Labgroup, or
  • requesting Labgroup to digitise their paper archives, then destroy them and only keep the electronic copies.

In either case, Labgroup will proceed as required by the law and as schematised here below.

In order to strengthen citizens’ digital trust, the law stipulates that PSDC’s must provide its clients with a well-documented prior information package before the signing of any service contract. This documentation must be kept available by Labgroup.

Electronic archiving, an opportunity for Luxembourg

At European level, the eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) regulation 910/2014, which has been fully implemented since the 1st of July 2016, has clearly demonstrated the willingness of member states to democratise digitisation by:

  • enhancing the security of electronic exchanges;
  • recognizing the universal value of the electronic signature;
  • granting the legal value to a digital document.

While Luxembourg has been a precursor with this new law, other countries have also embarked on the path of digital transformation by introducing an attractive legal regime for electronic archiving. However, no other country engages the state through the certification of service providers, such as the PSDC status in Luxembourg.

By archiving in Luxembourg, companies in those countries could therefore both exploit their national legislation and benefit from the guarantees offered by the PSDC status.

Indeed, the rules and requirements to which Labgroup must comply as a PSDC are equivalent to those established by the Belgian law of July 21, 2016, called Digital Act, and the French decree of December 5, 2016 on the reliability of the copies and taken for the application of Article 1379 of the Civil Code.

The French and Belgian judges will therefore find, in the certified conformity of the PSDC in Luxembourg, objective reasons to rule favourably on the reliability of the digital copy.

Scheme of the digitisation PSDC process by Labgroup 

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