Découvrez l’article paru dans l’édition de Mars 2017 du magazine de Legitech – Archivage 2.0 : La loi du 25 juillet 2015 devient réalité.
La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique devient réalité suite à la certification de Labgroup en tant que premier PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation)
Lors d’une conférence de presse au Ministère de l’Économie, mercredi 1er février, Étienne SCHNEIDER Vice-Premier ministre, ministre de l’Économie, Jean-Marie REIFF Directeur de l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services), et Bernard MOREAU CEO de Labgroup, ont consacré l’avènement de l’archivage 2.0.
En effet, la certification du premier PSDC (Prestataire de Service de Dématérialisation et/ou de Conservation), marque la mise en application de la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique, et l’établissement de la chaine de confiance numérique, qui va de l’Union européenne jusqu’au détenteur d’information, en passant par l’état luxembourgeois et le tiers-archiveur.
L’archivage légal, un service de confiance
Que ce soit en tant que consommateur ou entreprise,
on archive pour être en mesure de (bien) défendre ses intérêts dans le futur, par exemple sa santé dans le cas de données médicales.
Depuis 3 millénaires, l’archivage des écrits est indissociable de leur support papier. Mais les avancées technologiques permettent aujourd’hui d’effectuer des actes nativement électroniques, comme un achat sur un site de e-commerce, et de dématérialiser les actes papier, tels que des contrats signés de façon manuscrite.
Le législateur a pris en compte ces avancées, en créant un cadre légal qui anticipe et supporte la digitalisation irrésistible de notre société. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique, reconnaît donc la valeur probante des copies électroniques de documents papier produites par un PSDC certifié respecter toutes les conditions de stricte fidélité à l’original, et, qui plus est, leur accorde une présomption de conformité à l’original.
C’est donc en toute confiance, avec la garantie de l’état, que les détenteurs d’information peuvent désormais choisir entre :
- continuer à externaliser auprès de Labgroup leur archives papier, ou
- demander à Labgroup de dématérialiser ces archives papier, puis les détruire, pour ne conserver que leurs copies électroniques.
Dans ce cas, Labgroup procèdera comme exigé par la loi et schématisé ci-après.
La présomption légale ne vaudra bien sûr que pour une situation soumise à la loi luxembourgeoise, mais on peut penser que les magistrats étrangers seront enclins à reconnaître la fiabilité d’un dispositif certifié dans un pays européen sur la base de critères normatifs mondialement reconnus.
L’archivage légal, une responsabilité juridique
En tant que consultant permanent sur les questions commerciales, financières et techniques, le juriste ou l’avocat est en première ligne pour conseiller la direction générale sur la bonne stratégie de protection du patrimoine informationnel de l’entreprise, autrement dit de ses archives.
Afin d’informer le responsable juridique sur les novations en matière d’archivage, la loi a prévu que les PSDC doivent remettre à leurs clients, préalablement à la conclusion de tout contrat de service, un dossier d’information préalable, très documenté, que Labgroup tient évidemment à disposition.
L’archivage légal, une protection européenne
Le Règlement 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, d’application intégrale depuis le 1er juillet 2016, a bien montré la volonté des états membres de démocratiser la dématérialisation, en renforçant la sécurité des échanges électroniques, en reconnaissant la valeur universelle de la signature électronique, et en accordant a reconnu la valeur juridique à un document numérique.
Dans ce cadre européen, d’autres pays que le Luxembourg se sont engagés sur la voie de la transformation digitale, en ont instauré un régime juridique favorable pour l’archivage électronique. Pourtant, aucun ne va jusqu’à engager l’état via la certification d’organismes prestataires de services, comme le PSDC luxembourgeois. En archivant au Luxembourg, les entreprises étrangères pourraient donc à la fois exploiter leur législation nationale (par exemple la loi belge du 21 juillet 2016, ou le décret français du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil) et bénéficier des garanties offertes par le statut de PSDC.
Il en est de même s’agissant des obligations faites aux acteurs économiques par le Règlement 2016/679 (RGPD) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018. L’archivage électronique par Labgroup, permet effectivement de :
- sécuriser les données contre les risques de perte, de vol, de divulgation ou contre toute autre compromission ;
- ne conserver lesdites données qu’aussi longtemps que nécessaire ;
- protéger et tracer leur accès, leur modification, leur restitution, et leur effacement ;
- documenter toutes les mesures et procédures utiles pour assurer à tout moment cette protection ;
- mettre en œuvre facilement la pseudonymisation, qui empêche l’attribution des données à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, conservées séparément.
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