Tag Archive for: Archiving

Journée Internationale des Archives 2021

The 2021 Global Information Governance Day

Florent Laidet, interviewé par la « Radio Ara ».

Nous avons le grand plaisir de vous informer que Florent Laidet, notre Information Lifecycle Management Advisor & Coordinator, a été interviewé par la radio locale « Radio Ara ».

« Radio ARA » est la radio libre et alternative du Luxembourg. Elle se caractérise par la participation de nombreux associations et citoyens. Labgroup sponsorise son émission « Transatlantic Tunes » (tous les vendredis à 20h00) depuis plusieurs années.

Florent a pu contribuer à l’émission Graffiti, (organisée par l’association « Graffiti ») en charge du programme des jeunes, diffusée tous les après-midis à la radio. L’association a pour objectif d’encadrer et soutenir les jeunes et invite régulièrement des professionnels afin qu’ils puissent présenter leur métier.

Dans le cadre de son engagement au comité du VLA (Association des Archivistes Luxembourgeois), la Radio Ara s’est rapprochée de Florent pour qu’il explique le métier d’un archiviste.

Lors de cette interview, Florent a présenté son cursus, son métier en tant que consultant-archiviste chez Labgroup et les spécificités de ses missions. Il a également parlé de ses centres d’intérêt, ses passe-temps et cite également le nom de Gaston Lagaffe ! Curieux non ?

Découvrez l’interview dans son intégralité en suivant le lien suivant : http://podcast.ara.lu/wp-content/uploads/2018/07/2018-07-12-Jonk-Bad-Florent-an-Anouk.mp3

Nous sommes convaincus que Florent a réussi à faire passer le bon message aux jeunes que le métier d’un archiviste est loin d’être monotone et ennuyeux.

Les aventures de Mister Archive

Découvrez les aventures de Mister Archive, archiviste-consultant chez Labgroup.

Téléchargez la brochure maintenant et découvrez les aventures de Mister Archive.

Comme Mister Archive, Labgroup assure la bonne gestion des informations des organisations tout au long de son cycle de vie. Un système ILM (Information Lifecycle Management) efficace permet de garantir qu’une archive soit :
• intègre – assure l’authenticité de l’information (pas modification du contenu)
• tracée-détermine l’historique du cycle de vie de l’information
• pérenne- assure la lisibilité de l’information ans le temps

Téléchargez ici. 

Towards a paperless office: Nothing to fear, but fear itself!

The first company in Luxembourg to achieve ILNAS certification for digital archiving services talks about helping customers plan for the death of paper.

On 1 February 2017, Labgroup became the first company in Luxembourg to achieve PSDC (Provider of Digitalisation and Conservation Services) certification from ILNAS (the Luxembourg Institute for Normalisation, Accreditation, Security and Quality of products and services).  Just over one year later, Jean Racine, Labgroup’s chief business development officer, talks about the importance of the certification and how it has impacted Labgroup’s service offering to clients. He also calms the fears of those who hesitate to go digital.

Margaret Ferns: Why was it important to get PSDC certification?

Jean Racine: Archiving has been Labgroup’s core business for 40 years and, over this time, we have invested heavily in information technology in order to help our customers plan for the (very) slow death of paper. Qualifying for PSDC certification was the logical next step. It was also essential to boost digital trust at a time when businesses are likely to outsource non-core activities (such as data archiving) in a context of a heavy regulatory burden, especially with regards personal data protection– GDPR  regulation.

MF: In what ways has it altered Labgroup’s service offering to clients?

JR: Although information security is always a major priority for us (for example, we have been an ISO 27001 certified company since 2014), there is always room for improvement. Under the act establishing the PSDC status (the Law of 25 July 2015 relating to electronic archiving), we are required to implement increased security measures. For example, traffic on internal corporate networks must now be encrypted. PSDCs are also obliged to submit complete and detailed information on infrastructure and technical installations, safety systems and procedures, applicable standards and workflow management, etc.

Labgroup has taken its role as advisor seriously by developing a specific archiving project methodology based on best management practices. As a result, interaction between parties and exchanges among persons are structured, scheduled, and accordingly more constructive, building a trusting relationship.

MF: With regards to PSDC, which sectors of activity do your clients come from?

JR: It should be noted that PSDC services (paper documents digitisation and electronic records preservation), are available not just to companies in Luxembourg but worldwide. Indeed, among our first customers, we counted several significant foreign insurance companies, which tend to be the most prolific in terms of producing records.

Locally, the first organisation to trust Labgroup as a PSDC was not a business, but the University of Luxembourg. One year after the formalisation of Labgroup’s PSDC status, however, most demand comes from the financial sector. Surprisingly, we have also seen demand from the construction sector for the digitisation and archiving of supplier invoices.

MF: Have you observed any hesitation in moving forward with digitalisation in any sectors?

JR: The current situation is rather paradoxical. Indeed, despite the fact that we are subject to the same obligations of professional secrecy as a PSF, companies managing highly confidential information have always rejected the idea of digitising their files, since that meant that the documents would leave their premises.

Today, however, we find that it is these same companies that are the first to initiate the most projects of native digitisation (without passing through the paper stage), in order be able to offer their customers all over the world the opportunity to subscribe and operate online. The fact that contracts and transaction notices are processed by a third party such as Labgroup significantly limits the risk of disclosure. Don’t forget that data encryption is very difficult to implement on paper, not so digitally.

MF: Does increasing digitalisation mean less control of data for your clients?

JR: In fact, it is just the opposite. Where a physical item can only be stored in a single place and classified according to a single criterion (e.g. name of author, title…), an electronic record may be searched and retrieved in many ways, each one corresponding to the specific needs of the user. In a similar vein, where access to paper documents requires physical movements and complicated key-based security management, the confidentiality of an electronic record can be managed through indexes/metadata, subject to instant amendment.

In general terms, thanks to digitalisation, information holders have the ability to have total control of their data with regards to its readability, intelligibility, integrity, confidentiality and availability.

@Copyright: Delano

L’archivage a-t-il de l’avenir ?, Marie-Anne Chabin

Découvrez l’article “L’archivage a-t-il de l’avenir ?”, écrit par Marie-Anne Chabin.

Évidemment la réponse est OUI, l’archivage a de l’avenir parce qu’il n’a jamais été aussi important dans la société et dans les entreprises de veiller sur le devenir des données, de leur création à leur destruction. Et pourtant, l’archivage est loin d’être une évidence pour tous.

L’archivage est un geste fort

L’archivage est ce geste managérial qui conduit à mettre en sécurité les documents ou données qui engagent dans la durée, avec une règle de vie qui pilote leur qualité, leur stockage, leur pérennisation, leur accès et leur destruction un jour, au mieux des intérêts de tous. On disait autrefois « classer aux archives », c’est-à-dire transférer délibérément les documents importants dans un lieu sécurisé, pour s’y référer plus tard, à titre de preuve et de mémoire. Les anglo-saxons parlent de records (les documents enregistrés car dignes d’être enregistrés dans un centre de conservation), et de records management.

Précisions sur les exigences incluses dans la règle de vie :

La qualité des données semble une évidence mais il n’est pas inutile de le répéter : si on archive un document de mauvaise qualité, il ne deviendra jamais un document de bonne qualité. Si le document n’est pas authentique au moment de son archivage (c’est-à-dire dont l’auteur est identifié et sûr et dont la date est certaine), il sera très difficile d’établir a posteriori son authenticité. De même, si un document n’est pas fiable parce que sorti de son contexte, farci de sigles ou de formules inintelligibles, non validé, etc. il sera hasardeux de l’utiliser. Dès lors, pourquoi le conserver ?

Le stockage – qui n’est qu’une composante de l’archivage – renvoie au fait que tout document archivé est conservé physiquement quelque part, qu’il s’agisse d’un rayonnage pour les supports physiques ou d’un disque, un data center pour les fichiers numériques. Comment gérer un objet si on ne contrôle pas sa localisation ? La question est aussi celle de la territorialisation des données, ne serait-ce que par l’exigence du fisc français de conserver sur le territoire français les données qu’il peut être amené à contrôler.

La pérennisation est le corollaire de la durée de conservation : dès que la durée de conservation dépasse un certain nombre d’années, disons 10 ans en moyenne, les supports numériques requièrent des migrations de formats et/ou de supports pour continuer d’être lisibles et exploitables.

L’accès est la finalité même de l’archivage : à quoi bon archiver si ce n’est pas dans la perspective de consulter un jour les documents archivés ? À noter que l’accès à deux volets que sont, d’une part les droits d’accès, les habilitations (à gérer également dans la durée, ce qui est souvent mal fait), d’autre part, les outils qui permettent de retrouver le document précis ou l’information recherchée.

La destruction est le destin de la majorité des documents d’entreprise, au bout de 5, 10, 30 ans ou plus sauf si leur valeur patrimoniale suggère de les conserver parmi les archives historiques (voir sur ce sujet la théorie des quatre quarts des archives historiques).

Mais ce n’est pas tout : pour que ce geste soit toujours efficace, il faut que la démarche concerne l’exhaustivité des documents et données de l’entreprise qui portent une valeur de preuve ou de mémoire. Si des documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise ne sont pas gérés (conservés, détruits conformément à l’environnement réglementaire et à ses intérêts), l’entreprise court un risque. Si, à l’inverse, des documents ou des données sont indûment conservés dans l’entreprise (les données personnelles notamment), elle court également le risque d’une utilisation malencontreuse ou tout simplement d’une sanction des autorités pour non-conformité à la loi ou au Règlement général pour la protection des données personnelles.

Donc l’archivage est tout sauf obsolète. Et pourtant, deux courants, pour ne pas dire deux « idéologies », observables actuellement dans la société semblent le menacer. La démarche d’archivage managérial est en effet prise en étau entre deux attitudes néfastes : celle de ceux qui veulent tout mettre dans le cloud et laisser les technologies capturer, diffuser, trier, déréférencer, etc. ; et ceux qui veulent tout collecter pour être trié après par des archivistes (des archives intermédiaires aux archives historiques). Ces deux attitudes extrêmes sont le ferment d’une déresponsabilisation dommageable des entreprises sur leurs écrits, les données qu’elles traitent et les documents qu’elles reçoivent.

Tout conserver, c’est ne rien archiver

Depuis près de trente ans, le développement des technologies numériques instille chez les utilisateurs cette idée que l’on peut tout conserver en informatique et qu’il est ringard de s’occuper d’autre chose que de produire des données selon ses envies et d’accéder à l’information selon ses désirs.

Cette invitation des outils à la paresse et à la négligence des utilisateurs est très séduisante : pourquoi s’embêter et se contraindre à des tâches fastidieuses puisque les technologies permettent aujourd’hui de tout stocker pour quelques euros de plus, de tout retrouver, de tout classer ?

Il y a là un amalgame fâcheux entre la capacité technologique à soulager l’humain dans des tâches fastidieuses ou minutieuses et la responsabilité humaine de constituer une mémoire fiable, cohérente et raisonnée de ses activités, mémoire contrôlée au sein de laquelle cette capacité technologique peut donner le meilleur d’elle-même.

Les outils seront d’autant plus efficaces que les écrits éphémères ou périmés seront éliminés au fur et à mesure de leur péremption. Tout conserver, c’est ne rien archiver. Tout conserver, c’est subir le stockage. Tout conserver, c’est laisser aux outils le soin de gérer – ou de ne pas gérer – les traces humaines.

Cette inféodation à la technologie conduit les individus et les entreprises à abdiquer la responsabilité de définir les règles de vie des documents et des données qui leur appartiennent. C’est un renoncement au droit de chacun à l’archivage conscient et délibéré de ce qui a du sens à être conservé, pour la preuve, pour la conformité ou pour la connaissance.

Et c’est sans compter avec :

  • les exigences légales de protection des données personnelles portées par le Règlement général pour la protection des données personnelles ;
  • les coûts énergétiques de la conservation du rien ou du nul ;
  • l’ambition légitime d’une mémoire (débarrassée de ses scories informationnelles) à transmettre à la génération suivante.

Si tout est archive, il n’y a rien à archiver

Une autre idée s’est incrustée dans les esprits depuis quarante ans, au moins dans le secteur public : « tous les documents naissent archives ».

Cette affirmation pose question. En effet, si les archives sont (au plan linguistique) le fruit de l’archivage de documents, autrement dit la conséquence du classement de ces documents aux archives, cette « génération spontanée » d’archives court-circuite la notion même d’archivage, en tant que geste volontaire et managérial de mise en archive. Si tout est archive, l’archivage n’existe plus.

Cette conception des archives s’appuie sur la définition légale française des archives, apparue en 1979 dans la loi sur les archives (3 janvier 1979) et inscrite depuis, légèrement modifiée, dans le code du patrimoine, art. L211-1. Le texte dit : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

La formulation laisse une place à l’interprétation. En effet, « dans l’exercice de leur activité » peut être vu comme restrictif et viser les documents officiellement produits au titre de l’activité ; l’expression peut aussi être considérée comme un simple périmètre géographique et temporel de production : tout brouillon produit au sein d’un organisme public ou par un des collaborateurs de cet organisme est un document d’archives publiques, même s’il n’a jamais été validé ni diffusé.

Les prises de positions du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) de ces dernières années optent clairement pour la seconde acception. Et sur ce plan, le secteur public influence en partie de le secteur privé ou parapublic.

Dire que tout est archive, cependant, ne signifie pas qu’il faut tout conserver. Les archivistes sont les premiers à dire que toutes les archives ne doivent pas être conservées et leur mission consiste en bonne part en la mise en œuvre des circulaires de tri diffusées par l’administration des Archives ou élaborées dans leurs organismes respectifs. La nuance est que la sélection est faite par les archivistes et que les services producteurs et propriétaires des documents et données produits ou reçus sont en quelque sorte dépossédés de la responsabilité d’archiver qu’ils avaient autrefois, avant cette loi ou avant son interprétation si étroite.

Cette position exclusivement archivistique ignore l’archivage en tant que tel, en tant que sélection motivée des documents à conserver par le propriétaire, et ce au nom du droit de regard des archivistes sur toute production documentaire, au cas où il y aurait quelques traces modestes, non essentielles pour l’organisme producteur mais potentiellement éclairantes pour l’histoire de cet organisme ou l’histoire de l’époque.

L’holoarchivisme n’est pas le seul moyen de conjurer cette crainte de rater un document croquignolet ou symbolique dans la constitution du patrimoine archivistique d’une collectivité publique. Il est possible de préserver la collecte éclairée d’archives non essentielles à la vie du service tout en laissant à chaque entité juridique la responsabilité de gérer sa production documentaire en fonction de ses obligations et des risques externes et internes à conserver ou à détruire. Ce moyen est d’appliquer la collecte en suivant la théorie des quatre quarts des archives historiques qui dissocie la collecte des archives historiques provenant des documents archivés au nom de l’organisme (gestion du cycle de vie des documents engageants) et la collecte des archives historiques complémentaire via une prospection active de l’archiviste auprès des acteurs de la collectivité auprès de laquelle il exerce son métier, tout comme un bibliothécaire ou un conservateur de musée repère et acquiert les objets susceptibles d’enrichir ses collections. Cette distinction serait même vertueuse pour l’historien car la provenance serait plus explicite et mieux documentée.

Défense et illustration de l’archivage managérial

Entre la tendance « user centric » des nouveaux outils proposés aux entreprises (l’utilisateur est en relation directe avec le cloud comme si l’information n’appartenait qu’à celui qui la manipule) et la tendance archivistico-historique du tout archive, les dirigeants d’entreprise peuvent se sentir confortés dans leur ignorance de l’archivage et dans leur négligence du devenir des données.

Or, de déresponsabilisation à irresponsabilité, il n’y a qu’un pas.

Il y a donc lieu, encore et toujours, de les alerter sur les enjeux du non-archivage et sur la nécessité d’élaborer des règles de création-conservation-destruction des données dans leur entreprise car ces données sont des actifs informationnels dont l’entreprise est comptable (accountable) devant ses actionnaires et devant les autorités. Ces dirigeants doivent intégrer une démarche d’archivage managérial dans le cadre d’une politique globale de gouvernance de l’information, avec les concepts managériaux de proportionnalité et de raisonnabilité.

Espérons que le Règlement général pour la protection des données personnelles fera avancer les choses (voir la table ronde du CR2PA sur ce sujet).

En effet, l’exigence impérative de documentation des processus et de fixation de durées de conservation des données personnelles va s’imposer à tous dès le printemps prochain. Qu’elles se trouvent dans des bases de données ou dans des documents, les données personnelles devront être gérées de près, qualifiées en regard des activités réelles de l’entreprise, stockées dans des lieux contrôlés, accédées selon des droits justifiés, sorties ou maintenues dans l’entreprise en application de règles motivées.

Pourquoi les dirigeants n’en profiteraient-ils pas pour étendre la démarche à tout type de données au moyen d’une politique globale d’archivage managérial. Les entreprises y gagneront en investissement et en crédibilité.”

Copyright@Marie-Anne Chabin

9 June – International Archives Day

This international day aims to raise awareness amongst organisations regarding the importance of archiving media, different types of documents and retention periods. With good management, archives explain and justify the past. They may also contribute to the future actions of an organisation and help ensure its proper function: With triple administrative, legal and testimonial functions […]